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ERP財務管理系統 賀旭紅何萬能侯東鵑情境四 出納崗位.ppt

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課件開啟中,請稍后……學習情境四 出納崗位吳娟會計信息化本章學習目標1.根據企業經濟業務完成出納簽字、日記賬、資金日報表的查詢操作。2.能根據企業經濟業務編制支票登記簿、進行銀行對賬。任務一 出納工作日常業務處理任務二 出納工作期末業務處理返回總目錄返回總目錄開 始 任務一 出納工作日常業務處理【情境引例】衡陽大昌實業有限責任公司總經理2015年1月20日要求財務部提供當日資金日報,了解公司現金情況,以便進行投資決策?!厩榫撤治觥浚褐挥羞M行出納簽字,才能查詢相關日記賬、資金日報表。出納管理是總賬系統為出納人員對貨幣資金進行管理提供的一套工具,包括現金和銀行存款日記賬的輸出、支票登記簿的管理以及銀行對賬功能,并可對銀行長期未達賬提供審計報告。任務描述:要求出納對涉及現金、銀行存款的憑證進行審核簽字,對現金日記賬、銀行存款日記賬及資金日報表的查詢。一、出納簽字 二、日記賬及資金日報表的查詢三、支票登記簿任務一 出納工作日常業務處理任務一 出納工作日常業務處理一、出納簽字(一)業務描述:出納對涉及現金、銀行存款的憑證進行審核簽字。(二)出納簽字業務流程:出納簽字業務流程:業務部門> 公司領導> 會計主管> 記賬會計> 制單會計> 出納>開始取得支票采購或銷售發票等資料審核填寫銀行進賬單或開出支票收款(付款)通知單審核編制記賬憑證審核出納簽字登記日記賬結束登記相關明細賬結束(三)操作步驟: 1.在“業務工作”界面,選擇“財務會計”/“總賬”/“憑證”/“出納簽字”,顯示“出納簽字”界面,如圖4-1所示。輸入要查詢的憑證類別或選擇在憑證類別中定義的類別名稱,本例選擇“全部”,選擇查詢月份“2015.1”,其他為默認值,單擊“確定”。系統根據輸入的查詢條件,顯示所有符合條件的憑證列表,彈出“憑證一覽表”。圖4-1 出納簽字對話框2.在彈出“憑證一覽表”窗口(如圖4-2所示)單擊選擇欲進行出納簽字的憑證然后單擊“確定”。本例直接單擊“確定”。已簽字憑證背景為藍色。摘要欄顯示憑證的第一條分錄的摘要;系統欄顯示憑證來源;備注欄中作廢憑證則顯示“作廢”,有錯憑證則顯示“有錯”。圖4-2 憑證一覽表 顯示“作廢”或“有錯”3.屏幕顯示第一張憑證,如圖4-3所示。單擊“簽字”按鈕,憑證下方出納處顯示當前操作員姓名,表示這張憑證出納員已簽字。若想對已簽字的憑證取消簽字,單擊“取消”取消簽字。系統提供對已審核的憑證進行成批簽字的功能,單擊“出納”的“成批出納簽字”和“成批取消簽字”,可進行簽字的成批操作。圖4-3 出納簽字注意:1.出納簽字可以在“憑證審核”后進行,也可以在“憑證審核”前進行。2.只有設置了現金和銀行科目(在會計科目將現金、銀行存款設定為指定科目),才可執行出納簽字。3.已簽字的憑證,不能被修改、刪除,只能取消簽字才能進行。取消簽字只能由出納人自己進行。企業可根據實際需要決定是否要對出納憑證進行出納簽字管理,若不需要此功能,可在“選項”中取消“出納憑證必須經由出納簽字”的設置。二、日記賬及資金日報表的查詢(一)查詢現金日記賬1.操作員登錄到“應用平臺”,在“業務工作”界面,選擇“財務會計”/“總賬”/“出納”/“現金日記賬”,屏幕顯示日記賬查詢條件窗口,如圖4-4所示。單擊“科目”下拉框列表,選擇“庫存現金”科目,確定查詢方式為“按月查”,輸入查詢的月份“2015.1”,然后在“是否按對方科目展開”和“包括未記賬憑證”單選框單擊打“√”,最后單擊“確認”。 圖4-4 現金日記賬查詢條件“查詢條件設置”,按月查:顯示查詢月的現金日記賬。按日查:顯示查詢日的現金日記賬。編碼:現金日記賬顯示對方科目編碼。名稱+編碼:現金日記賬可以顯示對方科目編碼及名稱,可以選擇顯示一級科目或顯示至末級。是否按對方科目展開:選擇此項,則必須選擇顯示對方科目“名稱+編碼”。包含未記賬憑證:由于未審核等原因,可能會有部分憑證尚未記賬,所以如果要查詢真實的現金收支情況時最好選擇“包含未記賬憑證”。2.系統彈出“現金日記賬”界面,如圖4-5所示。單擊“憑證”按鈕可查看相應的憑證。單擊“總賬”按鈕可查看現金科目的三欄式總賬。單擊“過濾”按鈕,輸入相關過濾條件包括自定義項,可縮小查詢范圍,快速查出需要的憑證。點擊“查詢”按鈕,輸入查詢條件或在“我的賬簿”選擇查詢方式重新查詢。圖4-5 現金日記賬知識鏈接:1.只有在“會計科目”功能中使用“指定科目”功能指定“現金總賬科目”中預先指定,才能查詢現金和銀行存款日記賬?,F金日記賬的輸出格式包括金額式日記賬和外幣式日記賬。2.既可以按日查,也可以按月查詢現金和銀行存款日記賬。3.查詢日記賬時還可包含未記賬憑證的日記賬。(二)銀行日記賬1.操作員登錄到“應用平臺”,在“業務工作”界面,選擇“財務會計”/“總賬”/“出納”/“銀行存款金日記賬”,屏幕顯示日記賬查詢條件窗口。單擊“科目”下拉框列表,選擇“銀行存款”科目,確定查詢方式為“按月查”,輸入查詢的月份“2015.12”,然后在“是否按對方科目展開”和“包括未記賬憑證”單選框單擊打“√”,最后單擊“確認”。系統彈出“銀行存款日記賬”界面。(三)資金日報表1.操作員登錄到“應用平臺”,在“業務工作”界面,選擇“財務會計”/“總賬”/“出納”/“資金日報”,系統彈出資金日報表查詢條件窗口,輸入日期為2015年1月7日,在“包括未記賬憑證”和“無余額發生也顯示”前單選框單擊打“√”,然后單擊“確認”。2.系統彈出“資金日報表”窗口,如圖4-6所示。報表顯示今日余額、今日共借、今日共貸、余額方向、借方發生憑證筆數、貸方發生憑證筆數。單擊“日報”按鈕可顯示、打印光標所在科目的日報單。單擊“昨日”按鈕,可查看各現金、銀行科目的昨日余額。單擊圖4-6 資金日報知識鏈接:1.使用“資金日報”功能可以查詢現金、銀行存款科目某日的發生額及余額情況。2.查詢資金日報表可以查詢包含未記賬憑證的資金日報表。三、登記支票登記簿(一)登記支票登記簿業務流程:(二)操作步驟1.在“業務工作”界面,選擇“財務會計”/“總賬”/“出納”/“支票登記簿”,系統彈出“銀行科目選擇”對話框,如圖4-7所示。本系統對于不同的銀行賬戶分別登記支票登記簿,所以需先選擇要登記的銀行賬戶,才能進入支票登記簿界面。如選擇末級科目“100201工行存款”,然后單擊“確定”。 圖4-7銀行科目選擇 圖4-8 支票登記簿2.系統進入“支票登記”界面,如圖4-8所示。單擊“增加”,新增一空行,登記支票領用人、領用日期、支票用途、是否報銷等信息,輸入完畢,單擊“保存”。知識鏈接:1.只有在總賬系統的初始設置選項中已選擇“支票控制”,并在結算方式中設置“票據結算”標志,在“會計科目”中已指定銀行賬科目,才能使用支票登記簿。2.針對不同的銀行分別登記支票登記簿。3.當支票支出后,經辦人持原始單據(發票)到財務部門報銷,會計人員據此填制記賬憑證,當在系統中錄入該憑證時,系統要求錄入該支票的結算方式和支票。省略部分。達項信息,系統將根據調整前余額及期初未達項自動計算出銀行對賬單與單位日記賬的調整后余額。圖4-10企業方期初知識鏈接:1.第一次使用銀行對賬功能時,應錄入單位日記賬、銀行對賬單的期初數據,包括期初余額和期初未達賬項。如果科目有外幣核算,應錄入外幣余額、外幣未達項。2.單位日記賬與銀行對賬單的“調整前余額”應分別為啟用日期時該銀行科目的科目余額及銀行存款余額;“期初未達項”分別為為上次手工勾對截止日期到啟用日期前的未達賬項;“調整后余額”分別為上次手工勾對截止日期的該銀行科目的科目余額及銀行存款余額。若錄入正確,則單位日記賬與銀行對賬單的調整后余額應平衡。3.錄入的銀行對賬單、單位日記賬的期初未達項的發生日期不能大于等于此銀行科目的啟用日期。4.在錄入完單位日記賬、銀行對賬單期初未達項后,請不要隨意調整啟用日期,尤其是向前調,這樣可能會造成啟用日期后的期初數不能再參與對賬。5.若某銀行科目已進行過對賬,在期初未達項錄入中,對于已勾對或已核銷的記錄不能再修改。6.銀行對賬單余額方向為借方時,借方發生表示銀行存款增加,貸方發生表示銀行存款減少;反之,借方發生表示銀行存款減少,貸方發生表示銀行存款增加。系統默認銀行對賬單余額方向為借方,按“方向”按鈕可調整銀行對賬單余額方向。已進行過銀行對賬勾對的銀行科目不能調整銀行對賬單余額方向。7.在執行對賬功能之前,應將“銀行期初”中的“調整后余額”調平(即單位日記賬的調整后余額=銀行對賬單的調整后余額),否則,在對賬后編制《銀行存款余額調節表》時,會造成銀行存款與單位銀行賬的賬面余額不平。三、錄入銀行對賬單1.操作員登錄到“應用平臺”,在“業務工作”界面,選擇“財務會計”/“總賬”/“出納”/“銀行對賬”/“銀行對賬單”,在彈出“銀行科目選擇”窗口,選定銀行科目100201,然后單擊“確定”。在“銀行對賬單”界面中點擊如圖工具欄中的“增加”按鈕,然后錄入銀行對賬單,錄入完成后點擊“保存”按鈕。如圖4-11所示。圖4-11知識鏈接:1.為實現賬務處理系統自動進行銀行對賬,在每月月末對賬前,必須將銀行對賬單的輸入總賬系統,存入“對賬單文件”。2.如果企業在多家銀行開戶,對賬單應與其對應賬號所對應的銀行存款下的末級科目一致。3.錄入銀行對賬單后,其余額由系統根據銀行對賬單期初自動計算生成。四、銀行對賬1.操作員于月末登錄到“應用平臺”,在“業務工作”界面,選擇“財務會計”/“總賬”/“出納”/“銀行對賬”/“銀行對賬”,選擇要對賬的銀行科目100201。若選擇“顯示已達賬”選項則顯示已兩清勾對的單位日記賬和銀行對賬單。點擊“確認”按鈕,屏幕顯示對賬界面,左邊為單位日記賬,右邊為銀行對賬單。點擊“顯示方式”按鈕,可由水平改變為上下顯示方式。 2.單擊“對賬”按鈕,顯示自動對賬界面,如圖4-12所示。輸入對賬截止日期,如果不輸則核對所有日期的賬。選擇對賬條件:系統默認的對賬條件為日期相差12天之內,結算方式、票號相同,可以根據業務需要確定自動對賬條件。圖4-12 銀行自動對賬選擇“顯示已達賬”選項則顯示已兩清勾對的單位日記賬和銀行對賬單3.點擊“確定”按鈕,系統開始按照設定的對賬條件對賬,自動對賬兩清的記錄標記“0”,且已兩清的記錄背景色為綠色。如圖4-13所示??梢苑謩e選擇對賬條件按不同次序對賬,如:對賬先按票號+方向+金額相同進行(可多對多),然后按方向+金額相同,且先勾對日期相差12天的已達賬進行對賬。自動對賬依據主要有“票號+方向+金額”和“方向+金額”兩種。對賬可按“票號+方向+金額”或者“方向+金額”進行圖4-13 銀行對賬結果4.單擊“檢查”按鈕檢查對賬是否有錯,系統彈出“對賬平衡檢查”對話框,如圖4-15所示。如果有錯誤,應進行調整。圖4-14 對賬平衡檢查知識鏈接:1.銀行對賬包括自動對賬與手工對賬兩種方式。自動對賬是系統根據對賬依據自動進行核對、勾銷,自動對賬兩清標志“○”。手工對賬是對自動對賬的補充,手工對賬兩清的標志為“√”。2.若在“銀行對賬期初”中定義“銀行對賬單余額方向”為借方,則對賬條件為方向相同、金額相同的日記賬與對賬單進行勾對;若在“銀行對賬期初”中定義“銀行對賬單余額方向”為貸方,則對賬條件為方向相反、金額相同的日記賬與對賬單進行勾對。若所選銀行科目是核算外幣的科目,則單位日記賬中為外幣賬,同時也只對外幣賬進行勾對。3.系統默認自動對賬的對賬條件為“日期相差12天”、“結算方式相同”、“結算票號相同”。4.在自動對賬后如果發現一些應勾對而未勾上的賬項,可以分別雙擊“兩清”欄。直接進行手工調整。五、輸出銀行存款余額調節表1.操作員登錄到“應用平臺”,在“業務工作”界面,選擇“財務會計”/“總賬”/“出納”/“銀行對賬”/“余額調節表查詢”,系統彈出“銀行存款余額調節表”窗口,屏幕顯示所有銀行科目的賬面余額及調整余額。2.要查看某科目的調節表,則將光標移到該科目上,然后用鼠標單擊“查看”按鈕或雙擊該行,則可查看該銀行賬戶的銀行存款余額調節表。如圖4-15所示。圖4-15 銀行存款余額調節表按“詳細”按鈕 ,顯示當前光標所在行的詳細情況,并提供打印功能。知識鏈接:如果銀行存款余額調節表顯示賬面余額不平,應分別查看銀行對賬期初、銀行對賬單及銀行對賬是否正確。六、查詢對賬勾對情況1.在“業務工作”界面,選擇“財務會計”/“總賬”/“出納”/“銀行對賬”/“查詢對賬勾對情況”,屏幕提示輸入查詢條件:輸入要查找的銀行科目, 然后選擇查詢方式。系統提供三種查詢方式供選擇,即:顯示全部、顯示未達賬、顯示已達賬,系統默認顯示全部。輸入查詢條件后,按“確定”,屏幕顯示“查詢銀行勾對情況”窗口,如圖4-16所示。2.在“查詢銀行勾對情況”窗口,可以通過單擊銀行對賬單、單位日記賬頁簽切換顯示對賬情況。圖4-16 查詢銀行勾對情況圖4-16 查詢銀行勾對情況七、核銷已達賬1.在“業務工作”界面,選擇“財務會計”/“總賬”/“出納”/“銀行對賬”/“核銷銀行賬”,在系統彈出的窗口選擇要核銷的銀行科目100201,按“確定”按鈕即可。2.系統彈出“是否確實要進行銀行賬核銷?”對話框,如圖4-17所示,單擊“是(Y)”按鈕,系統自動核銷已達賬。銀行賬核銷完畢,單擊“確定”。圖4-17 核銷銀行賬知識鏈接:1.本功能用于將核對正確并確認無誤的已達賬刪除,對于一般用戶來說,在銀行對賬正確后,如果想將已達賬刪除并只保留未達賬時,可使用本功能。如果銀行對賬不平衡時,請不要使用本功能,否則將造成以后對賬錯誤。2.按ALT+U可以進行反核銷。本 章 小 結出納崗位工作包括出納簽字、現金日記賬、銀行存款日記賬以及資金日報表的查詢;錄入銀行對賬期初、錄入銀行對賬單、期末對銀行日記賬與銀行日記賬進行對賬、輸出銀行存款余額調節表、查詢對賬勾對情況、核銷已達賬等。通過用友財務軟件進行出納簽字、日記賬查詢以及期末對賬工作,能提出納人員的工作效率以及準確率。 作業:課堂作業:練習題一至三大題。課外作業:練習題四大題。上機練習:實訓1-3謝謝!Thank you very much!下一章
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