項目計劃課件.ppt

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第四章 項目計劃第一節 項目計劃概述第二節 項目計劃的形式與內容第三節 項目計劃過程第四節 項目計劃工具第一節 項目計劃概述計劃。計劃是組織為實現一定目標而科學地預測并確定未來的行動方案。任何計劃都是為了解決三個問題:一是確定組織目標,二是確定為達成目標的行動時序,三是確定行動所需的資源比例 一. 計劃及項目計劃項目計劃。項目計劃是項目組織根據項目目標的規定,對項目實施工作進行的各項活動做出周密安排。項目計劃圍繞項目目標的完成系統地確定項目的任務、安排任務進度、編制完成任務所需的資源預算等,從而保證項目能夠在合理的工期內,用盡可能低的成本和盡可能高的質量完成計劃就如同航海圖或行軍圖 項目計劃的目的及作用①確定并描述各項任務(活動)范圍②確定全部人員③制定時間進度表④闡明必需的人力、物力、財力⑤確定預算項目計劃的目的①可以確立項目組各成員及工作的責任范圍和地位以及相應的職權②促進項目組成員及項目委托人和管理部門之間的交流與溝通③可以使項目組成員明確自己的奮斗目標、實現目標的方法、途徑及期限④可作為進行分析、協商及記錄項目范圍變化的基礎⑤可以了解結合部在那里⑥可以把敘述性報告的需要喊少到最低量項目計劃的作用目的性系統性動態性相關性職能性三. 項目計劃的原則項目基準計劃。項目基準計劃是項目在最初啟動時訂出的計劃,也即初始擬定的計劃 項目基線。項目基線是特指項目的規范、應用標準、進度指標、成本指標,以及人員和其他資源使用指標等四. 項目基準計劃與項目基線第二節 項目計劃的形式與內容 一. 項目計劃的形式(1)概念性計劃,通常稱為自上而下的計劃任務是確定初步的工作分解結構圖(WBS圖),并根據圖里的任務進行估計,從而匯總出最高層的項目計劃。 (3)滾動計劃,滾動計劃意味著用滾動的方法對可預見的將來逐步制定詳細計劃,隨著項目的推進,分階段地重仿自上而下計劃制定過程中所定的進度和預算 (2)詳細計劃,通常稱為由下而上的計劃任務是制定詳細的工作分解結構圖,該圖需要詳細到為實現項目目標必須做的每一項具體任務。然后由下而上再匯總估計,成為詳細項目計劃。 滾動計劃的制定是在已經編制出的項目計劃基礎上,再經過一階段(如一周,一月,一季度等,這個時期叫滾動期),根據變化了的項目環境和計劃實際執行情況,從確保實現項目目標出發,對原項目計劃進行主動調整。 -個5月期滾動計劃的編制過程 本期五月計劃(1999.1——1999.5)1月2月3月4月5月很細細較細較粗粗1月實際完成指標計劃與實際差異計劃修正因素差異分析環境變化方針變化修訂計劃新的五月計劃(1999.2——1999.6)2月3月4月5月6月很細細較細較粗粗(1)工作計劃二. 項目計劃的內容也稱實施計劃,是為保證項目順利開展、圍繞項目目標的最終實現而制定的實施方案。工作計劃主要說明采取什么方法組織實施項目、研究如何最佳地利用資源,用盡可能少的資源獲取最佳效益。 (2)人員組織計劃人員組織計劃主要是表明工作分解結構圖中的各項工作任務應該由誰來承擔以及各項工作間的關系如何。其表達形式主要有框圖式、職責分工說明式和混合式三種。 ① 框圖式。 框圖式是用框圖及框圖間的關系連線來表示人員組織結構。 土建組裝修組通訊組籌資組組織設計 組總體組經營方針會議確定通訊設施確定裝修方案重審土建方案確定土建方案簽合同簽合同土建施工確定監理設備安裝通訊安裝費用匡算確定籌資方案籌資1籌資2決算精裝修驗收預算機構設計機構完善簽合同 ② 職責分工說明式——規章制度式。 這是針對用框圖加線條不能完整地表達清楚所有職責及關系而產生的一種表達方式。 ③ 混合式。 這種方式吸取了以上兩種形式的優點 (3)設備采購供應計劃 在制訂設備采購供應計劃時必須掌握的信息 ① 所需設備名稱和數量的清單 所需設備 供應 國內供應 國外供應 交貨 口岸交貨 現場交貨 貨物類型 現貨 需特別加工試制 批量 成批購置 零購 ② 得到設備需要的時間 如果是非標準設備,除需知道到場時間外,還需考慮到設備到場后的驗收、調試等時間。 如果是國外供應,還需考慮海運或空運的時間以及從海關運到現場的時間。 ③ 設備必需的設計、制造和驗收等時間。 ④ 設備進貨來源。 可制訂出-個包括選貨、訂貨、運貨、驗收檢驗等過程的程序與日程安排。(4)其他資源供應計劃。 ① 所需物質名稱和數量清單。 ② 得到物質、技術資源需要的時間。 ③ 物質必需的設計、制造和驗收等時間 (5)變更控制計劃。 變更控制計劃主要是規定處理變更的步驟、程序,確定變更行動的準則。(6)進度報告計劃。 ① 進度控制計劃 在進度控制計劃中,要確定應該監督哪些工作,何時監督,誰去監督,用什么樣的方法收集和處理信息,怎樣按時檢查工作進展和采取何種調整措施,并把這些控制工作所需的時間和物資、技術資源等列入項目總計劃中去 ② 狀態報告計劃。 狀態報告計劃要求簡明扼要、表達清楚。必須明確誰負責編寫報告、向誰報告、報告的內容和報告所需的信息涉及面的大小程度。 (7)財務計劃 主要說明需要何種預算細則、核算哪些成本、進行哪些對比、用何種技術方法收集和處理信息以及如何及時檢查和采取解救措施等 成本控制計劃 投標計算合同計算實施預算實施過程中定期成本分析實施準備竣工決算實施管理比較比較比較調整措施中標(8)文件控制計劃 文件控制計劃是由一些能保證項目順利完成的文件管理方案構成,需要闡明文件控制方式、細則,負責建立并維護好項目文件,以供項目組成員在項目實施期間使用。 (9)應急計劃。 項目經理在制定計劃時就要保持一定的彈性,在工期和預算方面留有余地,以備應急需要。這種難以預料的需要稱作“意外需要”(10)支持計劃 項目管理有眾多的支持手段需要有軟件支持、培訓支持和行政支持,還有項目考評、文件、批準或簽署、系統測試、安裝等支持方式。 ① 軟件支持計劃 軟件支持是使用自動化工具處理項目管理的各種資料數據,用于計劃情況模擬研究及起草內容充實的報告。 ② 培訓支持計劃 培訓支持是把機構的項目管理方法教給有興趣的學員 ③ 行政支持計劃 行政支持是給項目主管和項目組的職能經理們配備合格的助手,目的是收集、處理及傳達項目管理的有關信息。第三節 項目計劃過程一.項目計劃管理的基本問題何事(技術目標)如何(工作分解結構圖)何人(人員使用計劃)何時(進度表)多少(預算)二.項目計劃過程的步驟(1) 定義產品產品是一個廣義的概念,不僅指項目的最終產品,也包括項目的中間產品。 (2)確定任務 確定實現項目目標須做的各項工作,并以工作分解結構圖(WBS)反映。 產品A產品B產品C活動3活動2活動1任務2任務3任務1(3)建立邏輯關系圖 確定各項任務之間的相互依賴關系 (4)為任務分配時間 根據經驗或應用相關的方法給任務分配可支配的時間。 (5)確定項目組成員可支配的時間 (6)為任務分配資源并進行平衡 (7)確定管理支持性任務 (8)重復上述過程直到完成 (9)準備計劃匯總 第四節 項目計劃工具一. 工作分解結構圖工作分解結構圖(WBS,Work Breakdown Structure)是將項目按照其內在結構或實施過程的順序進行逐層分解而形成的結構示意圖。它可以將項目分解到相對獨立的、內容單一的、易于成本核算與檢查的工作單元,并能把各工作單元在項目中的地位與構成直觀地表示出來。(l)WBS圖的層次 由于工作分解既可按項目的內在結構,又可按項目的實施順序。項目本身復雜程度、規模大小也各不相同,從而形成了WBS圖的不同層次 按對象分解按過程分解WBS圖的基本層次 大項目項目活動任務工作包工作單元0級1級2級3級4級5級在現實項目分解時,有時層次會更多 大項目項目階段過程活動任務子任務工作包工作單元0級1級2級3級4級5級6級7級8級(2)WBS的編碼 加工1310裝配1320安裝設備1330測試設備1410試生產1420零件運往工地1321組裝部件1322測試建筑物1323新設備安裝運行1000總體設計1100布局設計1200設備安裝1300設備調試1400廠址分析1110選擇設計1120機器布局1210工藝流程設計1220在制定WBS編碼時,責任和預算也可用同一編碼數字制定出來 表示預算和責任WBS編碼 WBS編碼 預算(萬元) 責任者 1000 5000 王新建 1100 1000 設計部門 1110 500 李巖 1120 500 李德倫 1200 1000 設備部門 1210 700 錢江林 1220 300 宋曉波 1300 2000 基建部門 1310 500 紀成 1320 1200 齊魯生 1321 500 金震 1322 500 喬世明 1323 200 陳志明 1330 300 趙志安 1400 1000 生產部門 1410 600 秦益明 1420 400 徐青包含預算和責任者的WBS圖 新設備安裝運行10005000萬王建新零件運往工地1321500萬金震組裝部件1322500萬喬世明測試建筑物1323200萬陳志明廠址分析1110500萬李巖選擇設計1120500萬李德倫機器布局1210700萬錢江林工藝流程設計1220300萬宋曉波測試設備1410600萬秦益明試生產1420400萬徐青總體設計11001000萬設計部門布局設計12001000萬設備部門設備安裝13002000萬基建部門設備調試14001000萬生產部門加工1310500萬紀成裝配13201200萬齊魯生安裝設備1330300萬趙志安(3)WBS的制定 ① 根據項目的規模及復雜程度,確定工作分解的詳細程度 (a)分解對象 (b)使用者 (c)編制者 ② 根據工作分解的詳細程度,將項目進行分解,直至確定的、相對獨立的工作單元 ③ 根據收集的信息,對于每一個工作單元,盡可能詳細他說明其性質、特點、目標、工作內容、資源輸入(人、財、物等),進行成本和時間估算,并確定負責人及相應的組織機構。 ④ 責任者對該工作單元的預算、時間進度、資源需求、人員分配等進行復核,并形成初步文件上報上級機構或管理人員。 ⑤ 逐級匯總以上信息并明確各工作單元實施的先后次序,即邏輯關系。 ⑥ 項目最高層將各項成本匯總成項目的初步概算,并作為項目預算的基礎。 ⑦ 時間估算及工作單元之間的邏輯關系的信息匯總為“項目總進度計劃” ⑧ 各工作單元的資源使用匯總成“資源使用計劃” ⑨ 項目經理對WBS的輸出結果進行系統綜合評價,擬訂項目的實施方案 ⑩ 形成項目計劃,上報審批 二、線性責任圖線性責任圖銷售報告系統項目責任矩陣WBS 工作細目 Beth Jim Jack Rose Steve Jeff Tyler Cathy Sharon Hannah Joe Gerri Maggie Gene Greg 銷售報告 P S S S S 系統1 問題界定 P S S1.1 收集數據 P S S1.2 可行性研究 P S S S S1.3 準備報告 S P2 系統分析 P S S2.1 會晤用戶 P S S S2.2 研究現有系統 P2.3 明確用戶要求 PP:主要責任S:次要責任
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