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項目管理軟件Microsoft roject介紹.ppt

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項目管理軟件—Microsoft Project介紹Microsoft Project能夠做些什么?---微軟開發的用于項目管理的軟件我們學習管理信息系統能夠做些什么?---了解管理信息系統的開發思想---從事管理信息系統的開發工作 Microsoft Project是微軟公司的一款功能強大而且可以靈活運用的項目管理工具,我們可以利用Project來輕松控制簡單或復雜的項目。同時可以用它來安排和追蹤所有的活動,讓我們對活動的項目進度了若指掌,以便能夠在時間、資源、成本限制的條件下達到按時完成項目的目的。項目與項目管理的概念項目的定義:項目就是指在一定的進度和成本約束下,為實現既定的任務、并達到一定的質量所進行的一次性的任務。項目的特征: (1)目標明確(2)通過一系列任務來執行(3)需要各種資源來支持(4)有一定的生命周期(5)具有一定的不可逆性(6)有自己的客戶(7)有一定的不確定性請你舉出身邊一個項目的例子。說明其名稱、目標、任務、資源等相關信息。項目舉例  齊齊哈爾大學經濟管理學院為迎接“十一”要組織一個參觀活動,由該學院學生會負責(共有5名成員),暫定起始時間為9月15日,預計經費1000元。需要做以下各項工作:策劃(1天)、聯系車輛(2天)、聯系參觀單位(2天)、宣傳工作(3天)、報名工作(3天)。MS Project 的基本術語任務:是指開始日期和完成日期的具體工作,它是日程的組成單元,項目通常由相互關聯的任務構成。資源:是指完成任務所需要的人員、設備和原材料等。工期:完成任務所需的有效工作時間的總范圍。甘特圖:甘特圖是Project中使用最多的一種視圖方法,它是一種線條圖,橫軸表示時間,縱軸表示要安排的活動,線條表示在整個期間上計劃的和實際的活動完成情況。MS Project 的主工作畫面標題欄菜單欄工具欄輸入欄視圖欄任務窗格圖形區域一個參觀計劃前期準備的例子一個典型的甘特圖視圖工作表方式顯示圖表方式顯示我們常使用甘特圖視圖來完成以下工作:(1)通過輸入任務和輸入每項任務所用的時間來創建一個項目。(2)通過鏈接任務,在任務之間建立順序的相關性。(3)將人員和其他資源分配給任務。(4)查看任務的進度。(5)在圖形化顯示任務的同時仍然可以訪問任務的有關詳細信息。(6)拆分任務以中斷任務,然后在以后恢復此任務拆分。MS Project 基本操作創建項目文件(主要三種);打開項目文件,保存項目文件;定義項目信息,使用項目備注;定義項目工作日歷。關于項目操作輸入任務名稱和工期輸入里程碑輸入周期性任務設置任務列表的大綱模式升級和降級任務建立任務之間的關系定義資源,向任務分配資源關于任務操作1、創建項目文件(主要有三種):(1)從空白項目開始(2)從模板開始(3)從已有的項目開始Q1:項目文件的創建是否存在捷徑?Q2:如果從已有的項目開始,進行適當修改,那么項目文件的擴展名是什么?項目向導*.mpp一、對于項目的操作新建項目新建項目本機內模板注意:如果MS Project 沒有完全安裝這些模板將不會出現。新建空白項目根據現有項目創建項目的三種方式項目向導項目向導空白項目選擇模板選擇合適的機內模板“軟件開發”項目內容 打開項目文件擴展名為.mpp2.修改項目備注項目屬性對話框3.定義項目信息項目信息包括:項目的開始時間或結束時間,項目的日程排定方式,確定項目工作的日歷等。項目信息對話框Q1:為什么項目“開始日期”和“完成日期”不能同時確定。 Q2:想一想,項目日程方法還有哪種?日歷的分類(三種)項目日歷任務日歷資源日歷設置日歷可以選擇的四種日歷標準日歷24小時日歷行政日歷夜班日歷標準日歷的工作時間24小時日歷工作時間更改項目工作日歷定義項目工作日歷選擇新建的項目日歷練 習:新建一個項目,名稱和標題均為“我的MIS項目”。項目結束日期是2012年10月1日。編輯項目備注信息,主題是“迎接十一”,作者是你本人的名字,經理是你班長的姓名,單位是你的班級名稱。為你的項目新建一個日歷“我的日歷”,在標準日歷模板的基礎上,將每周六設為工作日。課前練習齊齊哈爾大學經濟管理學院為迎接“五一”要組織一個參觀活動,由該學院學生會負責(共有5名成員),暫定起始時間為4月18日。要求:?。?)使用MS Project完成此項目的建立。主題為和項目文件的名稱均為“迎接五一”,作者為你本人。(2)新建項目日歷為“我的日歷”,要求將每周六設為工作日。二、創建與編輯項目任務列表輸入任務名稱和工期輸入里程碑輸入周期性任務設置任務列表的大綱模式升級和降級任務建立任務之間的關系定義資源,向任務分配資源1.如何在甘特圖中輸入任務名稱和工期方法一:雙擊選定的“任務”單元格,通過對話窗口來設定任務的名稱、工期。方法二:用戶可直接在 [任務名稱]域中按執行順序輸入任務,快速創建日程的任務列表.2.輸入及設定任務工期(1) 在甘特圖方式下單擊要改變工期的任務的工期欄。(2) 在工期欄中輸入需要的工期,可用縮寫來輸入m h d w 代表24 小時制下的分鐘、小時、天及星期。(3) 輸入完畢后按下Enter 鍵。工期的顯示方法:拖動:選中整個任務,按住鼠標左鍵,進行拖動。復制、刪除:選中整個任務,單擊鼠標右鍵,在彈出菜單中進行選擇。2、任務移動、復制、修改和刪除3、在甘特圖中輸入里程碑(階段點)里程碑是一個工期為零,用于標識日程的重要事項,它可以作為一個參考點用于監視項目。當輸入任務的工期為零時,Project 將在甘特圖中該任務開始的日期處顯示菱形的里程碑符號。輸入階段點的具體操作如下:(1) 在需要更改其工期的任務工期域中輸入0。(2) 按下Enter 鍵里程碑(階段點)顯示課上習題在你之前創建的空白項目中,添加五項任務,名稱和工期分別為:策劃(1天)、聯系車輛(2天)、聯系參觀單位(2天)、宣傳工作(3天)、報名工作(3天)。另,在宣傳和報名工作之間插入一個里程碑“例行檢查”。4、向甘特圖輸入周期性任務  周期性任務是指在項目過程中重復發生的任務。用戶可以將任務的發生頻率設置為每天、每周、每月或每年,也可以指定任務每次發生所持續的時間工期,任務何時發生以及兩次發生之間的時間段間隔或指定的發生次數。輸入周期性任務的具體操作如下:(1) 在任務名稱域中選定將在其上插入周期性任務的任務行,(2) 單擊[插入]菜單中的[周期性任務]選項。(3)在任務名稱框中輸入任務的名稱,(4) 在工期框中輸入任務發生的工期,(5)在重復發生方式下面選取任務發生的時間間隔,左邊選項組的名稱為[每天][每周] [每月] 或 [每年] 對應著右邊的選項(6) 選取任務發生的頻率(7)在[重復發生期限]選項組中分別輸人日期或在[共發生]框中輸入任務發生的次數.[周期性任務]信息對話框周期性任務甘特圖周期性標識5、設置任務列表的大綱模式  用戶可以借用大綱模式建一個層次結構來反映任務間的相互關系。這種通過設置任務列表的大綱模式來創建任務分層結構并匯總相關任務的方法可以為部分任務列表創建大綱模式,也可以為整個任務列表創建大綱模式。任務列表創建大綱模式有助于(1) 將項目分成明確的階段使得長任務列表易于閱讀(2) 易于跟蹤項目進度(3)創建結構圖片,可以更加清晰地理解項目的結構    大綱舉例:第一章 緒論  第一節 信息  第二節 系統  第三節 信息系統第二章 信息系統開發  第一節 分析  第二節 設計任務大綱示例摘要任務子任務6、升級和降級任務創建多層次的大綱摘要任務的操作如下:1 在任務名稱域中選擇要升級或降級的任務2單擊格式工具欄中的降級按鈕  來降級任務或單擊升級按鈕  來升級任務看看任務的“WBS”編碼,看看操作是否成功??!7、建立任務之間的關系前置任務與后續任務如果某任務開始或結束后另一任務才能開始則稱前者為前置任務;與前置任務的開始或結束日期相關的另一任務則稱為后續任務。任務相關性任務相關性是指鏈接的任務之間在時間上的相互依賴關系Project 中任務相關性有4 種類型:系統分析系統設計1. 完成-開始FS顯示標志為:說明:任務B必須在任務A 完成之后才能開始AB2. 開始-開始SS顯示標志為:說明:任務B必須在任務A 開始之后才能開始AB完成-完成FF顯示標志為:說明:任務B必須在任務A 完成后才能完成AB開始-完成SF顯示標志為:說明:任務B 必須在任務A 開始之后才能完成AB說明:Project 默認的鏈接類型是完成-開始鏈接在甘特圖中建立任務相關性在甘特圖中建立任務相關具體操作如下: 1. 在任務名稱域中選取兩個或多個希望建立鏈接的任務 2. 單擊常用工具欄中的鏈接任務按鈕3.在彈出的[任務相關性]對話框中進行設置。4.或者在“前置任務”單元格中輸入前置任務的編號。課上練習將你前面新建項目中的各項任務的鏈接關系均設為順序執行,另外,要求聯系車輛在策劃工作完成2天之后開始。兩種方法:(1)項目菜單-項目信息-點擊“統計”按鈕。(2)顯示“項目摘要任務”。查看項目工期小問題請查看你剛才創建的項目統計信息,請問:在創建任務后、為任務分配資源前,任務有工期,但沒有關聯的工時。為什么沒有工時?工時表示為完成任務資源所要花費的工作量。Project使用兩種類型的資源:工時、材料。設置資源創建資源切換至“資源工作表”視圖。進行錄入。說明:(1)確保類型為“工時”(2)“最大單位”域表示資源可用于完成任務的最大工作能力。為任務分配資源 在甘特圖視圖環境下,在相應的任務一行中選擇資源域,在下拉列表框中選擇。 說明:也可將多項資源分配給某一任務,中間用逗號分隔。 課上習題將之前完成的項目中的五項任務分別交給趙一、錢二、孫三、李四和王五去做??纯错椖康墓て诤凸r分別為多少?試著向“聯系參觀單位”這項任務增加一名學生劉麗,看看這項任務的工期是否發生變化,為什么? 創建“自定義甘特圖”視圖 (1)使用“條形圖樣式”對話框(單擊“格式”菜單中的“條形圖樣式”命令)格式化一類甘特條。在此情況下,對特定類型的甘特條(如摘要任務)所做的格式修改會應用于甘特圖中所有此類型的條形圖。 (2)直接格式化單個甘特條。此種格式修改不會影響甘特圖中的其他條形圖??梢噪p擊甘特圖中的某一甘特條,或單擊“格式”菜單中的“條形圖”命令來查看該條形圖的格式選項。 保存日程中的當前值作為基準 通過特定日期記錄任務的進度 記錄任務完成比例 輸入任務的實際工時和工期 跟蹤項目進度 保存項目的基準 原始計劃稱為基準計劃或基準?;鶞适琼椖坑媱澲兄匾档募?,如計劃的開始時間、完成時間,任務、資源和分配的成本。保存基準時,Project 會對當前值進行“快照”,并保存在計劃中以備將來對比之用。方法為: “工具”-“跟蹤”-“保存比較基準”。 更新項目或任務1.根據日程跟蹤項目 2. 輸入任務完成比例 3.輸入任務的實際值 查看差異切換至“跟蹤甘特圖”視圖練習:使用project軟件完成項目的建立。項目名稱為“系統開發”,開始日期為當前日期,根據結果判斷何時開發結束,總工期是多少天? 序號任務名稱工期前置任務1提出任務3d2系統分析3 系統一般調查1w14  詳細調查1w35  分析報告2d46系統設計10d57設計審查2d68系統實施2w79系統轉換和評價2w810開發結束0d序號任務名稱工期前置任務1提出任務3d2系統分析3系統一般調查1w14 詳細調查1w35 分析報告2d46系統設計10d57設計審查2d68系統實施2w79系統轉換和評價2w810開發結束0d9練習: (1)使用project軟件完成項目的建立。項目名稱為“系統開發”,開始日期為當前日期,根據結果判斷何時開發結束,總工期是多少天? (2)新建日歷, “我的日歷”,將2007年9、10月的周六改為工作日,這時,再看看何時開發結束。(3)插入周期性任務“每周例會”,從項目開始前三周每一周的周三執行。
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