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項目管理的操作流程.ppt

'項目管理的操作流程.ppt'
項 目 管 理 了解項目 項目的計劃 項目的執行 項目的監督大 綱Agenda提出自己的看法或意見,在這堂課里應該是完全公開的 keep an open mind and say your own opinion 參與者不應將別人的發言帶出室外,以引起不必要的負面影響 don`t be intimidated amd you should be exempted尊重他人的看法,尤其是與你持不同看法的“第二意見” respect other`s opinion especially “second opinion”鼓勵參與討論及意見分享:他山之石,可以攻錯 encourage group`s participation to share thought and ideas讓我們以開闊的胸襟來面對問題及提出看法 be honest with your questions and comments講師的期許及要求Ground Rules1.項目的計劃2.項目的執行3.項目的監督完成成功項目,贏得客戶滿意1.項目的計劃2.項目的執行3.項目的監督1.1定義愿景1.2訂出目標1.3評估限制1.4列出工作1.5敲定資源1.6工作排序1.7確定進度1.8未雨綢繆完成成功項目,贏得客戶滿意1.1. 定義愿景 define the vision1. 項目的計劃1.1.2. 檢驗思考examine the idea 有野心是好的,但必須切乎實際 項目愿景要寫得精確,不可模糊不清 同伴們能認同這個項目愿景嗎? 檢驗這個項目愿景是否值得要投入的成本 1.1.1. 定義欲見的變化define desirable change 發掘出作改變的需要 與重要的相關贊助人(sponsor)及團隊成員商討 定義項目所希望(ideally)達成的改變 評估項目愿景的可行性 寫出可行的項目愿景(vision statement)1. 項目的計劃1.2. 訂出目標 set objectivesSAMATR1.2.2. 訂定指標 define indicators認清指標與目標、目標與愿景間的關聯性。1.2.3 訂定輕重緩急 set pirority低優先度的項目有必要時可以放棄80/20法則1.2.1 定義目標 define objectives清楚的(specific)可衡量的measurable)達得到的(attainable)合理的(reasonable)具體的(tangible)1. 項目的計劃1.3 評估限制(assess constraints)1.3.2 檢驗資源的限制(examine resource limitations)認清哪些資源是必需的,它們的成本以及我是否能付得起確定是否有法律、安全、環保等外在的限制考慮是否外包(outsource)比較劃算1.3.3. 善用現有的管道(use existing process)調查一下是否別人有作過類似的案例(case)調查一下是否別的部門有正在使用或采購類似的資源盡量不要從零開始(start from scratch)1.3.1 評估時間的壓力(assess time constraint)寧做快速但不完美的決定,也不要慢而完美 quick but imperfect decision is better than slow but perfect decision.1. 項目的計劃1.4. 列出工作(list activities)1.4.1. 腦力激蕩(brainstorm a comprehensive list)1.4.2. 由下往上作組合(group activities into a logical order)運用KJ法,把工作由下往上作組合及歸類1.4.3. 檢查是否有遺漏(check that nothing has been missed)運用MECE法,檢查是否有遺漏或重復的工作1.4.4. 給予有意義的編號(name each group and aactivity)1.4.5. 紀錄工作總表(document the activity list)把工作總表上的工作作完之后,是否便達成了項目的目標是否每一項工作都是必要的?有沒有錦上添花?1. 項目的計劃1.5. 敲定資源(commit resources)1.5.1. 人力評估(estimate manpower)先考慮工作所需要的知識、經驗、技術、資源,才去找最適合的人選,不可因人而設事1.5.2. 評估其他的資源(identify other resources)再考慮場地、器材、耗材、特殊資源以及財源資源的不足或過多都可能導致項目的失敗1.5.3. 溝通協調(make compromises)理想上我會在預算之內拿到所有的資源,實際上很難如此考慮是否有替代的資源或工作,一樣可以達成項目的目標1.5.4. 記錄資源(document resources)用資源投入表(commitment matrix)來記錄及溝通所有的資源記得要拿到掌握資源者與項目贊助人的簽署1. 項目的計劃1.6. 工作排序(order activities)1.6.1. 考慮優先級(consider order)先考慮是否有邏輯上的先后關系再考慮是否有資源上的沖突1.6.2. 估計工期的長短(estimate duration)由工作的承辦人來評估工期(duration)如果可能,先試驗一小段(trial run)1.6.3. 網絡圖(network diagram)把所有的工作依照優先級畫出網絡圖依照工期來找出關鍵路徑(critical path)1.6.4. 找出空檔(look for slack)在每個非關鍵路徑中,找出它所有的空檔1. 項目的計劃1.7. 確定進度(agree dates)1.7.1. 計算日期(calculate dates)給定開工或完工日期,把所有的工作依照網絡圖畫出甘特圖(gantt chart)在甘特圖上標出關鍵路徑1.7.2. 找出撞期(look for overlap)在甘特圖上標出所需要的資源,檢查是否有撞期要求項目團隊提報假期/訓練/歲修,把它們也排入甘特圖,之后再檢查一次甘特圖,要盡量合于現時的狀況(be realistic)1.7.3. 贏得認同(gain agreement)加上時間之后,再次取得資源、掌握資源者與項目贊助人的簽署與別的項目經理討論共有的資源的調度1. 項目的計劃1.8. 未雨綢繆(bullet prove the plan)1.8.1. 找出威脅(identify threat)有哪些問題會造成項目目標的失???會錯在什么地方?優先檢查關鍵路徑上的工作考慮可能性、嚴重性與應變度1.8.2. 事先預防(pre-empty problem)有哪些狀況會造成上述問題的發生?我們可以作些什么預防措施來阻止這些狀況的發生1.8。省略部分。ork)項目經理須公平對待團隊成員,以免造成團隊的分裂對個人與團隊都要作適當的鼓勵,避免凸顯英雄主義2.5.2. 了解團隊的發展(understand team development)團隊的發展可分為四個階段:成形期(form)、震蕩期(storm)、整合期(norm)與表現期(perform)適當地管理好震蕩期,反而能夠開創團隊的創造力發展的階段是可以退步的,團隊會因為成員的改變而改變階段2.5.3. 保持沖勁(maintain momentum)要適當地輪調成員的工作,因為成就感會隨著時間而遞減的技巧地處理人事更動,以減少對士氣的打擊2. 項目的執行2.6. 用團隊來作決策(make team decision)2.6.1. 定義評分標準(define the ideal)定義到底是要選擇什么?什么樣的特質的東西是我們在尋找的?把評分標準分為“必要”與“想要”2.6.2. 評估各項方案(evaluation options)先由“必要”來淘汰不合格的選擇再由“想要”來比較最高分的選擇2.6.3. 訂定SAFE的決策(make SAFE decisions)適當的(suitable):這是目前狀況下最適當的決策嗎?可被接受的(acceptable):這個決策可以被所有的相關人接受嗎?可行的(feasible):這個決策可行嗎?資源與時間足夠嗎?耐考驗的(enduring):這個決策足夠撐到項目完成,甚至更久嗎?2. 項目的執行2.7. 管理信息(manage information)2.7.1. 評估信息(assess information)不同種類的信息有不同的處理方式信息隨時在進來,盡量別打斷了正常的工作流程用瀏覽、研讀或委派別人的方式來處理信息想想這信息是否對別的項目或部門也有用2.7.2. 整理資料(organize data)把工作的信息分為“完工”、“進行中”及“未開工”三類用待辦檔(pending file)來存放暫沒空讀的信息保持信息的時效,今天的新聞便是明天的歷史2.7.3. 指定一位協調人(appoint a coordinator)讓團隊成員有一個信息聯絡中心,以避免多頭馬車2. 項目的執行2.8. 溝通清晰(communicate clearly)2.8.1. 分享知識(share knowledge)檢查項目開始時的項目的關系人名單,想想誰需要什么信息?要用哪種格式?何時何處會需要?運用網絡作知識管理(knowledge management)2.8.2. 傾聽別人的想法(listen to others)您認為我們可以如何來把本項目做得更好?對于您已完成的工作,您認為有些什么改善的空間?客戶滿意我們的工作與進度嗎?我們可有發現項目中有什么問題在發生的跡象?2.8.3. 歡迎別人的建議(inviting feedback)與團隊成員作個別或小組的訪談,鼓勵大家實話實說如果建議不可行,也要告知提案人理由為何1.項目的計劃2.項目的執行3.項目的監督3.1追蹤進度3.2開會檢討3.3解決問題3.4適應改變3.5擴大戰果完成成功項目,贏得客戶滿意3. 項目的監督3.1. 追蹤進度(track progress)3.1.1. 有效監督(monitor effectively)經常要核對實際狀況與原訂計劃的異,尤其要注意進度與預算的掌握對于任何計劃上的變更,都要仔細考慮出合理的理由與行動計劃,以及對后續工作的影響3.1.2. 善用報告(use reports)要求團隊成員嚴謹地填寫報告,并準時繳交報告的內容應包括項目目前的狀況、從上次報告以后重要的成績,以及已發生或潛在的問題與機會項目經理需要匯整團隊的報告,并定期向上報告3.1.3. 監督的時機(consider timing)項目越大越復雜,監督與回報的頻率要越高項目中頭一次嘗試的工作,要特別加強監督3. 項目的監督3.2. 開會檢討(hold review meeting)3.2.1. 檢討會的計劃(plan a review)定期會議:至少每月要召開一次正式的項目團隊檢討會議專題會議:在到達項目里程碑或特殊事件發生時召開事先訂定檢討會的議程與所希望的目標,不要為開會而開會3.2.2. 誰該與會?(select attendees)這個人是否能在會議中提供有價值的貢獻?這個人如果不來參加,是否會影響會議順利地進行?是否可以分梯次開會,不必每個人都得全程參與?3.2.3. 領導檢討會的進行(chair a review)依照議程領導會議,保持大家都能專注在正在討論的議題適時地整理會議中提出的問題與點子,并作出必要的決定永遠用鼓勵與肯定來正面地結束一個檢討會3. 項目的監督3.3. 解決問題(overcome problems)3.3.1.有麻煩要盡早講(raise concerns)小問題不處理可能會變成大危機,越早發掘問題越好解決鼓勵團隊成員提出問題,并要求他們同時也考慮解決方案3.3.2. 處理問題(deal with problems)聆聽團隊成員提出問題,并討論可能的影響在了解問題全貌之前,不要就跳到解決方案盡量由團隊來決定解決方案,再共同討論出項目應作的改變找出造成問題的根源,永遠避免問題的再次發生3.3.3. 更新項目計劃(update the plan)要及時向長官與項目的相關人士溝通項目計劃的重要改變所有的改變都要作好紀錄(documentation),以當成日后的參考必要時項目可以認賠停工,不是非硬撐不可3. 項目的監督3.4. 適應改變(deal with changes)3.4.1. 有效地面對改變(tackle change effectively)與團隊成員討論改變對項目在各方面的影響:目標、行動、進度、預算、資源等等如果影響重大,則考慮項目的替代方案記錄項目計劃的改變,并且尋求長官的同意盡速將改變通告項目團隊、客戶、供貨商及其它相關人士3.4.2. 溝通改變(communicate change)與團隊成員及相關人士溝通改變對他們的影響解釋改變背后的理由,以及理由的正當性與改變的必要性同步更新項目的目標、進度、預算、資源的運用等等如果發現有人對改變不爽,私下再與他討論盡可能把改變化為具體的好處(benefits)3. 項目的監督3.5. 擴大戰果(maximize impact)3.5.1. 項目的結束(project closing)項目經理要安排團隊成員的出路,同時也要確保團隊成員會有始有終地完成項目撰寫項目總結報告,內容要包括項目的績效指標、優缺點、成功/失敗 因素、資源實際使用與原計劃的比較,以及后續計劃把項目快結束的消息通知相關部門及人士衷心地感謝團隊成員,該有的獎勵不可以省可以的話,開個慶功宴,讓所有相關的人士分享成就3.5.2. 由項目中成長(learn from projects)把項目的紀錄作好知識管理,成為公司的資產安排團隊成員參與新的項目,把經驗帶到其他部門整理出可重復使用的項目方法與工具,以節省日后的摸索
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