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項目的團隊組織與人力資源管理教材.ppt

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第15章 項目的團隊組織與人力資源管理第15章 項目的團隊組織與人力資源管理15.1 項目管理中的組織15.2 項目團隊的組建15.3 項目中的人力資源管理15.4 項目的溝通管理15.1 項目管理中的組織 15.1.1 組織理論概述 15.1.2 選擇適合項目的組織結構 1.組織的概念與項目組織結構設計1)組織的概念 組織是特定的群體為了共同的目標,按照特定原則通過組織設計,使得相關資源有機組合,并以特定結構運行的結合體。 組織可以被劃分為各種不同的類型。 15.1.1 組織理論概述 根據不同的領域可分為:經濟組織、政治組織等;根據活動的性質分為公共組織和非公共組織;根據結構的正式程度分為正式組織和非正式組織;根據其結構形式分為:直線式結構組織、職能式結構組織、項目式結構組織、矩陣式結構組織(弱矩陣式、平衡矩陣式、強矩陣式)。2)項目組織結構設計 項目組織結構的設計,就是把實現項目組織目標所需完成的工作范圍劃分為性質不同的業務工作,然后按照工作性質組建不同的部門,同時確定各部門的職責與權限。 在組織設計中,要遵循一些原則,以保證其設計的合理性。它們包括:有利于實現組織目標的原則;整體協調的原則;突出重點的原則;因事設職的原則;權責結合的原則;規范標準化制度化的原則。 15.1.1 組織理論概述 2. 組織結構的類型 按照項目組織結構歷史的發展,我們通常將其分成職能式組織結構、項目式組織結構、矩陣式組織結構(弱矩陣式、平衡矩陣式、強矩陣式)。 15.1.1 組織理論概述 1)職能式組織結構 15.1.1 組織理論概述所謂企業項目管理的職能式組織結構,通常是指項目任務是以企業中現有 的職能部門作為承擔任務的主體來完成的。(參見圖15.1 職能式組織結構 )執行主管職能主管職員職員職員職員職員職員職員職員 職員 職能主管職能主管項目協調職能式組織結構的主要優點是: 職能部門為主體,資源相對集中,便于相互交流或相互支援;政策、工作程序和職責規范十分明確;在已有的專業化生產上容易采取大規模生產。但也不乏許多缺點:①當項目需由多個部門共同完成,而一個職能部門內部又涉及其多個項目時,這些項目在資源使用的優先權上可能會產生沖突,職能部門主管通常難以把握項目間的平衡;②當項目需由多個部門共同完成時,各職能部門往往會更注重本部門的工作領域,而忽視整個項目的目標,跨部門之間的溝通比較困難。15.1.1 組織理論概述 15.1.1 組織理論概述2)項目式組織結構 項目式組織結構,是在總公司的領導下,根據產品類或者地域類設立多個事業部,總公司集中決策,由事業部獨立經營。 15.1.1 組織理論概述2)項目式組織結構 執行主管Chief Executive項目主管Project Manager職員 Staff職員 Staff職員 Staff職員 Staff職員 Staff職員 Staff職員 Staff職員 Staff職員 Staff項目主管Project Manager項目主管Project Manager項目協調 項目式組織的優點是以任務為中心,以目標為導向,是最有利于開展項目的組織。 項目式組織的缺點是: 15.1.1 組織理論概述 一個項目配一套人馬,工作、設備、人員都存在重復設置現象,資源使用效率低下。 每個項目中專業人員都可能是單槍匹馬地奮斗,不象職能型組織,同專業的人員集中在一個部門,技術上可以相互支持。 某個項目完成后要等下一個項目到來,情況輕的是一段時間內資源閑置,情況重的是要解雇職員。3)矩陣式組織結構 矩陣式組織結合了職能式組織和項目式組織的優點,克服了二者的缺點:有了直接對項目負責的人;能夠以項目為導向;有了客戶問題處理中心;協調工作由項目管理隊伍承擔;能夠明確責任;資源來自各職能部門,并且這些資源可在不同項目中共享;專業人員在技術上可相互支持;各專業員工組織上仍歸屬其職能部門。 15.1.1 組織理論概述3)矩陣式組織結構 15.1.1 組織理論概述執行主管Chief Executive項目經理主管Manager of Project Managers職員 Staff職員 Staff職員 Staff職員 Staff職員 Staff職員 Staff職員 Staff職員 Staff職員 Staff職能主管Functional Manager職能主管Functional Manager項目協調職能主管Functional Manager項目經理Project manager項目經理Project manager項目經理Project manager 矩陣結構有許多的優點。 職能機構主要對項目起輔助作用。正因為如此,技術骨干可以共享,而成本也能實現最小化??梢苑纸o職員各種各樣的具有挑戰性的任務。職能經理會發現建立和維持一個良好的技術基礎是很容易的,而且可以花更多的時間去解決復雜的問題。 矩陣結構也并非沒有缺點。 矩陣組織要求工作流程至少分橫向和縱向兩個方面。矩陣結構的另一個缺點是需要更多的執行主管去制定政策和章程,因而直接成本和間接成本都會增加。另外如果是陡直的橫向和縱向金字塔形監督和報告結構,矩陣型組織就無法管理項目。每個項目都是獨立進行,這就很容易產生重復工作。15.1.1 組織理論概述 矩陣型組織是一種很有效的組織結構。然而,企業建立矩陣型組織結構模式并不是一成不變的,要依據具體情況進行具體分析建立起適合自身的組織結構。下面給出幾種矩陣式組織結構的應用參考規則。(1)弱矩陣應用 弱矩陣組織保留了職能型組織的許多特點,項目經理的角色更像協調人員而非一個管理者。對于技術簡單的項目適合采用弱矩陣型組織。(2)平衡型矩陣應用 對于有中等技術復雜程度而且周期較長的項目,適合采用平衡型矩陣組織。采用平衡型組織結構,需要精心建立管理程序和配備訓練有素的協調人員才能取得好的效果。15.1.1 組織理論概述組織結構項目特征職能式矩陣式項目式弱矩陣平衡矩陣強矩陣項目經理權限很少或沒有有限少到中等中等到多很高,甚至全權可利用的資源很少或沒有有限少到中等中等到多很多,甚至全部控制項目預算者職能經理職能經理職能經理與項目經理項目經理項目經理項目經理的角色半職半職全職全職全職項目管理行政人員半職半職半職全職全職(3)強矩陣應用 在強矩陣組織中,具有項目型組織的許多特點:擁有專職的、具有較大權限的項目經理以及專職的項目管理人員。對于技術復雜而且時間相對緊迫的項目,適合采用強矩陣組織。下表15.1列舉了不同組織結構對項目的影響。15.1.1 組織理論概述3.項目辦公室1)項目辦公室的主要任務: ①確保所有的工作都有合同的。省略部分。必定帶來壞的結果。在常規的組織結構中,沖突是有害的;但在項目的組織結構中,沖突也許是有益的。 沖突產生的類型。在項目管理中最常見的沖突類型包括:人力資源、設備、基本建設費用、成本、技術見解和妥協、優先權、管理程序、時間規劃、責任、個性沖突。 2.沖突強度分析 在項目概念階段,沖突強度的等級排列如下:項目優先級;管理流程;進度; 人力;成本;技術;個性。 在項目的規劃階段,沖突強度等級如下:項目優先級;進度;管理流程;技術;人力;個性;成本。 在項目實施階段,主要沖突源的強度等級如下:進度;技術;人力;優先級; 流程;成本;個性。 技術方面的沖突也是實施階段最主要的沖突源之一。首先,實施階段的一個特點就是第一次集成了不同的項目子系統。其次,一個組件確實能夠按照原型來設計,但并不一定就能確保消除所有的技術偏差。人力資源沖突排在第三位。 項目收尾階段沖突源的強度等級排序情況為:進度;個性;人力;優先級;成本;技術;流程。15.3.6 沖突管理3.沖突解決方式 沖突管理使項目經理陷入一種不確定的境地,以至于不得不選取一種解決沖突的方法。(1)面對面協商(或協作)。(2)妥協。(3)緩和(或和解)。(4)強制(或對抗,不合作,固執己見)。(5)規避(或退出)。15.3.6 沖突管理15.4 項目的溝通管理 15.4.1 溝通管理概述 15.4.2 溝通規劃 15.4.3 信息發布 15.4.4 溝通管理的績效報告 15.4.5 利益相關者管理 15.4.6 掃清有效溝通的障礙溝通管理就是確定利益相關者的信息交流和溝通需求,確定誰需要信息,需要什么信息,何時需要,以及如何將信息分發給他們。 項目經理需要花費很多的時間與項目團隊、客戶、利益相關者和項目發起人進行溝通。項目溝通的管理過程主要包括: 1)溝通規劃 確定利害關系著地信息與溝通的需求。 2)信息發布 將所需信息及時提供給項目利益相關者。 3)績效報告 搜集與傳播項目的績效信息,包括狀況報告、績效量度與預測。 4)利益相關者管理 對溝通進行管理,以滿足項目利益相關者的需求,并與項目利益相關者一起解決問題。15.4.1 溝通管理概述15.4.2 溝通規劃1. 溝通規劃的依據1)事業環境因素 在制定項目章程時,任何一種以及所有存在于項目周圍并對項目成功有影響的組織事業環境因素與制度都必須加以考慮。2)組織過程資產 在制定項目章程及以后的項目文件時,任何一種以及所有用于影響項目成功的資產都可以作為組織過程資產。3)項目范圍說明書 為未來的項目決策提供了文檔化的基礎,并在項目利益相關者之間就項目范圍達成共識。4)項目管理計劃 為項目提供背景信息,包括與溝通規劃相關的日期和制約因素。2.溝通規劃的工具與技術1) 溝通需求分析 通過分析可以得到項目利益相關者的信息需求的總和。借助于所需信息類型、格式與該信息價值分析的結合,可以定義溝通需求。2) 溝通技術 在項目利益相關者之間來回傳遞信息所能使用的技術和方法可能差異很大:從簡短的談話到長時間的會議;從簡單的書面文件到即時查詢的在線的進度計劃和數據庫。3.溝通規劃的成果 溝通規劃的成果是形成一份溝通管理計劃:溝通管理計劃是一個文件,它提供:收集和歸檔的結構,詳細規定用來收集和貯存各類信息的方法。 15.4.2 溝通規劃15.4.3 信息發布信息發布是指將需要的信息及時地傳送給項目利益相關者,它包括執行溝通管理計劃以及對突發的信息需求作出反應。1.信息發布的依據  信息發布的依據就是前面所講的溝通管理計劃。溝通管理計劃也可包括項目狀態會議、項目團隊會議、網絡會議和電子郵件等各方面的指導原則。2.信息發布的工具和技術 1) 溝通技能 2) 信息檢索系統 3) 信息分發系 4)經驗教訓總結過程 3.信息發布的成果 1)項目記錄 2)項目報告 3)項目介紹15.4.4 溝通管理的績效報告 績效報告包括收集和發布績效信息,從而向項目利益相關者提供為達到項目目標如何使用資源的信息。1.績效報告的依據 1)項目計劃 2)工作結果 3)其他項目記錄 2.績效報告的工具和技術   1)績效審查會議   2)偏差分析   3)趨勢分析   4)掙值分析3.績效報告的成果1) 績效報告 績效報告對收集的信息進行組織和總結并且提出分析結果??冃蟾姘凑諟贤ü芾碛媱澋囊幎ㄌ峁└黝愴椖坷嫦嚓P者所需求的符合詳細程度的信息。圖15.10 以S曲線表示的績效分析報告15.4.4 溝通管理的績效報告 績效報告的通用格式包括條形圖(也稱為甘特圖),S 曲線、直方圖和表格。 圖15.10使用S 曲線來表示累計的掙值分析數據。 2)預測 隨著項目的績效,根據獲得的工作績效信息對預測進行更新并重新簽發。 3)變更申請 對項目績效的分析,常常產生對項目的某些方面作出變更的要求。 4)推薦的糾正措施 包括促使項目預期的未來績效與項目管理計劃相符的各項行動。 5)更新組織過程資產 包括問題的起因,所采取糾正措施的原因和依據,及有關信息發布的其他各種經驗教訓。 15.4.4 溝通管理的績效報告 利益相關者管理指對溝通進行管理,以滿足利益相關者的需求并與利益相關者一起解決問題。利益相關者管理的依據是溝通管理計劃和組織過程資產。常用的管理技術包括: 1)溝通方法 在利益相關者管理中,應使用溝通管理計劃中為每個利益相關者確定的溝通方法。面對面會議是與利益相關者討論、解決問題的最有效方法。另外,還可通過電子郵件、電話等方式進行溝通。 2)問題記錄單 用來記錄并監控問題的解決情況。以一定的方式對問題進行澄清和陳述,以便解決問題。需要針對沒想問題分派負責人,并規定解決問題的目標日期。如果問題未得到解決,則可能導致沖突和項目延遲。15.4.5 利益相關者管理15.4.6 掃清有效溝通的障礙 有效溝通的障礙主要有:語義理解上的障礙,造成答非所問;知識經驗水平的限制;知覺的選擇性產生掛一漏萬;組織結構可能使人們難以獲得完全信息;而海量信息又使人們沒有足夠的能力去處理,最終無所適從等。 面對上述情況,項目管理者要積極面對,開辟有效溝通的途徑。 在項目活動的溝通中,還有一些特殊性。書面溝通中的項目建議書和項目報告、如何按溝通規劃開好項目會議、怎樣向項目利益相關者進行演講、與不同的利害關系群體進行談判等等都是值得討論的問題。
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