項目變更管理.ppt

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第8章:項目變更管理變更時應考慮的因素驅動力范圍深度步伐支持(資源、組織結構、觀念)宣傳目的就是使每個變更都為有效變更變更的難點“或許唯一發自內心想要做改變的人,是濕了的嬰兒”變更管理v.s.項目管理變更管理和項目管理可以融合起來前沿探索:項目變更框架(The Project Change Frame) – 琳賽·麥肯納(Lindsay McKenna) 提出項目是實現變更的可靠工具在項目管理的框架下進行變更管理,更簡單本章主題-項目變更管理 案例…葉先生剛出任項目經理,并承接了一個中型建設項目。上任時公司高層再三叮嚀他一定要尊重客戶意見,充分滿足客戶需求。項目開始比較順利,但進入到后期,客戶頻繁的變更帶來很多額外工作。葉經理通過項目團隊加班,保持了項目的正常進度,業主相當滿意。但業主提出的變更越來越多。為了節省時間,業主方的工程人員不再向葉經理申請變更,而是直接找施工班組長商量。班組長疲于應付,往往直接改變施工細節而不做任何記錄,或記錄與施工現狀不符。很快葉經理就發現:設計、施工計劃和現狀無法保持一致,甚至沒有人能說清楚 “現在到底改成什么樣了”。但在進度壓力下,他也只能將錯就錯。但因另一方面,頻繁出現“改好的問題又出問題”的情況,客戶開始不滿,表示“失去了耐心”。案例…客戶卻最終投訴到建筑方管理層了,表示“無法容忍這種低層次的項目管理水平”。更糟糕的是,因為擔心已完工的部分還隱含著問題,客戶高層對整個項目的工程質量也開始疑慮重重。隨后發生的事情讓葉經理更加為難:業主的兩個負責人對裝修風格的看法不一致,并為此發生了激烈爭執。葉經理知道如果發表意見可能會得罪其中一方,于是保持了沉默。最終客戶決定調整裝修設計,葉經理只好立刻施工團隊大家抓緊時間修改??珊髞懋斅犝f因裝修已造成了項目延誤一個月后,業主方原來發生爭執的兩人卻非常一致,同時質問王先生:“為什么你不早點告訴我們要拖一個多月!早知這樣才不會讓你改呢!”,并再次投訴到建筑方管理層。這次葉經理受到高層的嚴厲訓斥,并有被炒魷魚的跡象,葉經理委屈極了,自己到底錯在哪里了?!項目變更的概念項目干系人由于各種原因對項目基準*進行修改,甚至重新規劃,這類變化叫做項目變更。變更內容:項目范圍、質量、進度、費用、占用資源、合同等多方面,并將影響到其他方面 *基準( baseline )的定義:一份經過批準的項目計劃,加上或減去經批準的變更。通常與修飾詞連用 (如成本績效基準、進度基準、績效測量基準、技術基準)項目變更管理項目變更管理:是為使得項目基準與項目實際執行情況相一致,對項目變更進行管理的一套方法。其可能的兩個結果:拒絕或者調整項目變更的分類按性質分:重大變更、重要變更和一般變更。通過不同審批權限控制;按迫切性分:緊急變更可非緊急變更。通過不同的變更處理流程控制;按領域分:進度變更、成本變更、質量變更、設計變更、實施變更和工作范圍變更;按空間分:內部環境變更和外部環境變更;項目變更產生的原因變更原因 舉例外部事件市場環境變化,如材料成本波動;競爭對手的某些舉動項目范圍定義的過失或疏忽設計錯誤;原計劃的實施方案,不能順利執行替代物更優的新技術、手段增加值 提高裝修檔次,謀求更高利潤項目執行與項目基準的背離隨意更改項目內容, 以及因此帶來的被動調整項目實施組織公司、部門合并,人事變化特定風險由于特定風險爆發,實施應急計劃變更管理的基本原則變更管理的原則是首先建立項目基準、變更流程和變更控制委員會。具體包括以下內容:1)基準管理:基準是變更的依據。每次變更通過評審后,都應重新確定基準2)建立變更控制流程:所有變更都必須遵循控制流程進行控制。3)明確組織分工:明確變更相關工作的評估、評審和執行職能。4)完整體現變更的影響:客戶方影響、項目內部工作變更影響5)妥善保存變更產生的相關文檔:可利用配置管理工具。變更控制系統變更控制系統就是一套事先確定的修改項目文件或改變項目活動時應遵循的程序。為了對項目變更進行有效控制,應由項目所有方、實施方分別或共同建立更控制系統變更控制系統通常包括一個變更控制委員會(CCB)、責任追蹤和變更審批制度、人員(及相應權限)、必要的表格或其他書面文件。變更控制系統變更請求:可是口頭或書面、直接和間接的,可以來自項目外部或內部,也可以是法律要求的或可由項目班子加以選擇。除緊急情況外,口頭變更必須形成書面文件后才能受理。溝通是項目變更控制的一個重要要素。是否有不經審查的變更? 有。自動變更,又稱現場變更,是不經事先審查即可批準的變更。多由意外的緊急情況造成的。對此,項目變更控制系統應當有處理自動變更的機制。(機制包括哪些?)變更管理組織機構CCBCCB(變更控制委員會/變更管理委員會)由項目所涉及的多方人員共同組成。是決策機構,評審決定項目是否能變更一般不由CCB提出變更方案項目經理:其權利由項目章程取得響應變更提出者的要求,評估變更對項目的影響及應對方案,將要求由技術要求轉化為資源需求,供授權人決策;并根據評審結果實施項目基準;變更管理的程序1)提出與接受變更申請:及時以正式方式進行,并留下書面記錄2)對變更的初審(變更的影響、必要性、評估所需信息準備充分)目的:對變更提出方施加影響,確認變更的必要性,確保變更是有價值的 格式校驗,完整性校驗,確保評估所需信息準備充分。 在干系人間就提出評估的變更信息達成共識 變更初審的常見方式為變更申請文檔的審核流轉3)變更方案論證 變更方案的主要作用,首先是對變更請求是否可實現進行論證。如果可實現,則將變更請求轉化為資源需求以供CCB決策。常見方案內容包括:技術評估和經濟評估。前者評估需求如何轉化為成果,后者評估價值和風險變更管理的程序...4)項目管理委員會審查 是項目所有者據變更申請及評估方案決定是否批準變更。通常是文檔會簽形式,重大變更審查可以包括正式會議形式。 審查過程應注意分工,項目決策者、專業評審、經濟評審分開5)發出變更通知并開始實施 調整項目基準,確保變更方案中的資源需求及時到位6)變更實施的監控 確保項目的整體實施工作受控。由項目經理負責項目基準的監控。CCB監控成果、進度里程碑等,也可以委托監理單位7)變更效果的評估 首要的評估依據是項目基準。還需結合變更的初衷來看,是否已達成目的。評估變更方案中的技術論證、經理論證內容與實施過程的差距并推進解決評估、審查時需考慮的要點變更涉及的范圍及決定其對客戶、公司業務和技術方面帶來的影響變更將會對項目交付物帶來的變化變更對項目計劃和過程帶來的影響需要對項目計劃基準和合同文修改的幅度估算要實施該變更需要的資源和費用以及不作變更所需的費用,并提出相關的報價提出如何處理該變更的建議變更管理流程圖示簡化的變更管理流程:提出變更影響分析批準變更實施變更驗證整體變更管理(控制) 整體變更就是影響項目整體和貫穿項目生命周期全過程的變更。整體變更控制就是協調貫穿整個項目過程的變更。例如,可交付成果的技術要求說明的改變,若影響到項目范圍,進而影響到、進度、質量、風險或其他方面,則該變更就是整體變更。整體變更控制的三大目標是:1)確定變更的發生;2)對造成變更的因素施加影響,以確保變更對整個項目有利3)當變更出現時,設法處理之 整體變更管理流程圖建立基準計劃評審項目狀態和進展情況確認變更的發生或將要發生 更新項目計劃采取糾正措施共享教訓項目計劃執行績效報告變更請求整體變更的例子: 某重要可交付成果的技術要求說明的改變,影響到項目范圍,進而影響到費用、進度、質量、風險等方面,則該變更就是整體變更,應該通過范圍變更進行控制依據、工具和結果整體變更管理的依據:項目計劃、進展報告、變更請求整體變更管理的工具:變更控制系統整體變更管理的結果:項目計劃的更新、糾正行動、應汲取的教訓范圍變更控制范圍:一個項目所提供的產品、服務的總和。包括了產品、服務應該包含的特征和功能;亦可包括實現特征和功能所必須要做的工作。范圍變更控制可包括:1)為了使項目朝著有益方向發展而變動和調整某些方面因素而引起項目范圍變化的過程2)確定項目范圍變化情況的活動3)對其采取糾正措施的過程簡單地說,范圍變更就是對已確立,建立在已審批通過的WBS基礎上的項目范圍進行改變與調整范圍變更控制的依據WBS:因為建立WBS是確立項目范圍的基礎和前提項目進展報告:它提供與項目范圍變化有關的信息;比如哪些工作已完成、未完成。還能提醒項目團隊哪些事情將要發生,將會怎樣影響到項目的范圍變化。變更請求:可以來自內部或外部,自愿或被迫,內容可以是延長或縮短工期、范圍管理計劃范圍變更控制的工具、技術范圍變更控制系統 它是用來定義項目范圍變更處理程序的。包括:計劃范圍文件、跟蹤系統、偏差系統、控制決策機制報告進展情況 進度報告需要反映任何已發生的項目變化。而且為了采取有效措施,控制項目范圍變化,進度報告還需說明導致范圍變化的原因計劃調整 很少有項目能嚴格按計劃進行實施。因此,在認識這一客觀事實的基礎上,為有效進行項目范圍的變更與控制,需不斷進行項目工作任務再分解,并以此為基基礎,建立多個可選計劃更新方案。范圍變更控制的意義合理調整項目范圍:范圍變更常伴隨著一個對成本、進度、等目標進行調整的要求。項目范圍改變是通過計劃過程。技術、計劃文件的更新而確定的。變更一旦確立,需將所有更新內容或文件以適當的凡是通知干系人。糾偏行動。它將是將計劃實施拉回到計劃軌道的任何行為。3. 總結經驗教訓。導致范圍變化的原因、采取糾偏行動的依據以及其它來自變更實踐中的經驗教訓。都應該書寫成文,形成數據,作為項目干系人的資料Scope Creep范圍漸變未經控制的逐漸變化時常是項目參與各方都未意識到的變化達到一定程度,才暴露例如:超市購物控制范圍漸變1)明確變更費用 沒有免費的變更,借此約束各方。 2)變更要經過出資方的正式認可 過分重視用戶代表的意見,容易忽略否經過了真正有決策權的人員的認可。 3)小的變更也要經過正規的管理流程,否則會積少成多 在實踐中,人們往往不愿意為小的變更去執行正規的需求管理過程,認為降低了開發效率,浪費了時間。正式由于這種觀念才使變更漸變為不可控。4)精確的范圍定義并不能阻止范圍變更。 并非對范圍定義的越細,越能避免范圍漸變。因為變化是永恒的,并非范圍寫細了,它就不會變化了。項目經理的角色面對變更,項目經理應主動提問!舉例:該變更確實必要嗎?變更將造成的費用是多少?這個費用合理嗎?這對質量有何影響?帶來的額外的質量管理工作將造成多少費用?該變更對項目進度有何影響?該變更對項目的總目標有影響嗎?如果是,影響是什么?對項目結果的影響是什么?作業結合本章教學內容,對上課初給出的葉經理的案例(幻燈片6-7)進行分析。找出他本人、建筑商、業主方分別的問題所在,進行深層次分析,并給出建議。
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