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西軟C7酒店管理軟件--客房.doc

'西軟C7酒店管理軟件--客房.doc'
?......word文檔...范文范例...學習..參考客房中心第一節 房態管理客房中心也稱房務中心,C7軟件客房中心的主要功能有:房態管理、客房入賬、查詢、報表管理等。1.1 房態管理保證房態的正確,是客房中心工作中非常重要的一項,所以客房中心的操作人員應及時、準確地修改房態,以保證前廳接待處能順利銷售房間。1.1.1 房態管理主窗口執行客房中心→房態管理,或按快捷鍵F4,打開『房態管理』窗口,如下圖所示。圖為便于介紹上窗口,將其分為以下幾個部分進行說明。左邊:客房條件列表。軟件將客房中心關注的房情按列表方式顯示在窗口左上角,雙擊即可顯示相應列表。同時可使用一些條件縮小查詢范圍,常用的條件有:樓號、房號、房類、客房特征、起始房號。左下角:顯示客房、維修房、臨時房態等基本信息,以及在住或已預分客人的信息。中上部:顯示符合左邊條件的客房列表。要求操作員明確每條記錄的信息。右邊:房態管理功能按鈕?!驹O置檢查房】:設置為檢查房;【設置干凈房】:設置為干凈房;【設置TU】:設置為輕微打掃房;【設置臟房】:設置為臟房;【設置維修房】:設置為維修房;【設置鎖定房】:設置為鎖定房;【解除】:取消維修房設置;【維修鎖定列表】:所有維修房和鎖定房一覽表;【設置臨時態】:客房中心設置的臨時態;【解除臨時態】:取消設置的臨時態;【信息】:顯示房間的特征;【統計】:對于當前房態的統計;【日志】:記錄房間狀態的操作信息;【打印】:打印當前的房態管理列表;【退出】:退出房態管理界面。1.1.2 房態管理操作房態管理用于修改房態,可以單個處理,也可以批量處理??赡茉O置的房態有:干凈房、臟房、檢查房、維修房、鎖房、臨時房態等。設置臟房、干凈房的方法類似,下面以設置干凈房為例,加以說明?!?單個處理(設置干凈房)操作步驟:(1)、房態管理窗口下,單擊選中目標客房;(2)、單擊〖設置干凈房〗,彈出『修改房態』窗口,核對房號正確后,單擊〖確定〗即可。圖● 批量處理(設置干凈房)操作步驟:(1)、房態管理窗口下,多選目標客房;注意:選擇記錄的方式:①、連選:單擊選擇第一條目標記錄,按住SHIFT鍵,單擊最后一條目標記錄;②、間隔多選:單擊選擇第一條目標記錄,按住CTRL鍵,單擊其他目標記錄。(2)、單擊〖設置干凈房〗,彈出『修改房態』窗口,核對房號正確后,單擊〖確定〗即可。注意:也可先選擇一間要改的客房,單擊〖設置干凈房〗,彈出『修改房態』窗口后,直接增加要一起修改的房號,注意格式,單擊〖確定〗即可。輸入方式為:①、連選:在修改窗口,輸入“-”,表示連續選中多個房間,如“1001-1010”;②、間隔多選:在修改窗口,輸入“,”,表示間隔的選擇多個房間,例如“1001,1003,1006”,注意此處的逗號為英文的逗號。設置維修房、臨時態的方法也基本相同,下面以設置維修房為例,加以說明?!?設置維修房操作步驟:(1)、房態管理窗口下,單擊選中目標客房;(2)、單擊〖設置維修房〗,彈出『客房維修設置』窗口,選擇【開始】、【結束】時間,選擇維修【原因】,若有其他需要注意的信息可在【備注】中輸入。信息輸入完畢后,單擊〖確定〗,設置完成。圖● 解除維修房操作步驟:(1)、『房態管理』窗口,雙擊左上方分類條件“維修房”,使其顯示當前維護房列表;圖(2)、單擊選中目標客房,單擊〖解除〗,彈出確認窗口;圖(3)、單擊〖確定〗,目標客房由維修房(OO)轉化為臟房(DI)?!?維修房與鎖定房操作步驟:(1)、房態管理窗口下,單擊選中目標客房;(2)、單擊〖維修鎖定列表〗,彈出『維修房與鎖定房』窗口,選擇【新建】、【編輯】、【解除】,進行設置。圖注意:〖維修鎖定列表〗可以進行新建,也可以根據之前設置好的維修房與鎖定房狀態進行解除。1.2 Q-ROOM飯店房類資源緊張時,可能會出現這樣的情況:預訂賓客到店了,但是客房還是臟房,這種情況下,接待員就可以使用Q-Room功能,向客房中心傳達緊急打掃客房的信息。即Q-Room功能的實現,涉及到前臺和客房中心兩個部門,軟件中關于Q-Room的業務流轉圖如下:F/O本日預訂賓客到店,客房還是臟房F/O安排客人休息等待……設置Q-Room,通知客房中心緊急打掃軟件開始記錄等待時間Housekeeping根據前臺提供房號,緊急打掃Housekeeping打掃完畢,通過取消Q-Room,通知前臺客房打掃完畢F/O通知客人,請客人進房……查詢Q-Room執行客房中心→Q-Rooms,打開『Q-Room』窗口。如下圖所示。操作員能查詢到當前所有的Q-Room,及等候時間,也能做一些基本的處理:取消Q-Room、查閱主單、調用檔案等。圖1.3 矛盾房酒店在實際業務過程當中,出于各種原因,會出現總臺的房態(即電腦軟件中的房態)和客房中心實際查房得出的房態不一致,這種房間一般稱為矛盾房。1.3.1 矛盾房窗口矛盾房一般包括兩種情況,一是總臺房態為住房,客房中心房態為空房,在軟件中定義為Skip Only;另一情況是總臺房態是空房,客房中心房態是住房,在軟件中定義為Sleep Only。執行客房中心→矛盾房管理,打開『矛盾房管理』窗口,如下圖所示。圖左邊:顯示為矛盾房的記錄,默認為當前記錄。右上:對矛盾房記錄進行分類選擇,如只要查看Skip Only的矛盾房,可選中該選項,則軟件自動顯示為Skip Only的矛盾房。右下:矛盾房的主要功能,主要有矛盾房的輸入和矛盾房的撤銷等。1.3.2 矛盾房錄入錄入矛盾房步驟如下:(1) 單擊〖錄入〗,打開『客房錄入』窗口;圖(2)在錄入之前要先選定錄入房號的客房狀態,軟件默認為空房,在【請輸入房號】處輸入房號,在【請報告工號】處輸入工號,回車,則房號自動跳動左邊空白處,可重復輸入房號,在輸入之前務必選擇正確的客房中心房態。其中〖刪除〗是刪除錯誤輸入的房號。圖 (3)單擊〖確定〗,則退回到『矛盾房管理』窗口,此時可看到之前輸入的矛盾房的記錄。軟件會自動判斷類別,并在【差異】處注明。圖1.3.3 矛盾房解除矛盾房就意味著該房間狀態存在一定的問題,一般客房中心會在某個時間送一份當前的矛盾房給前廳部,由他們去核實,隨后由相關部門做相應的更改。比如Skip Only的房間,經核實發現客人的確入住了,但是沒有進房間,直接出去辦事了,因此客房中心房態是空房;而Sleep Only的房間,經核實是總臺沒有及時將房間入住,客人已經進房了,因此客房中心房態是住房。相關部門必須及時進行調整,保證房態的正確性。下面著重說明客房中心如何及時調整房態。(1)選中要修改房態的記錄,在【檢查房情輸入】處選擇此時的房態(此時的房態指最后查實的房態,即與總臺一致的房態),下面的空格處可輸入原因等;(2)單擊。省略部分。選擇:單擊下排〖房態選擇〗,打開『選擇打掃的房間』窗口,如下圖所示。圖窗口上部是按房態分類復選鈕,下部是是否保留已分配信息的單選鈕。通過點擊相應的復選鈕將需要的房態勾上,確定后窗口中就看到選中的幾個類房。下部選保留已分配時,則已分配房間信息不會被刪除,即藍色塊不會發生變化,只是灰色塊中根據選擇發生了變化;選擇不保留時,則已分配的信息將去除,結果是所有選中房態的房間都出現在未分配中。(3)、刷新。 將最新的需打掃房刷新到未分配(灰色塊)中。(4)、自動分配功能。圖窗口中間部分統計了已經分配和待分配的房數和工作量、以及已經選擇的員工數。窗口上部顯示所有的員工,以供選擇;左下部選擇是否全部重新分配;右下部提供必要的信息。已分配房數是窗口中已經分配的房間數。待分配房數依據左邊“已分配房處理”的選擇,若選擇了“全部重新分配”,則“待分配房數”包括先前已經分配的房數(假如先前已經分配過)和窗口灰色塊未分配房數;若選擇了“保留已分配信息”,則只是『客房中心清潔工作管理』灰色塊未分配中的房數。待分工作量與待分房對應。建議員工是根據一定的工作量標準計算的人數參考值;已選擇是目前已選定的員工數。如果選擇全部重新分配,則原先已分配的房也將全部重新分配;如果選保留分配,則只對未分配房自動分配,已分配房不變。(5)、確定分配完畢后單擊〖打印〗,可打印派工單。圖(6)、統計工作量。單擊〖完成〗,打開『選擇已完成工作』窗口,如下圖所示。圖選擇已經檢查確認的房間,輸入備注信息,點確定。軟件將自動記錄檢查員、操作時間、修改時間;同時修改房態。通過點擊左邊的員工使右邊只顯示你要看到的幾個員工;按鈕‘反選’用于選中剩下的其他員工。(7)、查看統計列表。單擊〖工作列表〗,打開『客房中心清潔工作統計列表』窗口,如下圖所示。圖可以根據清潔員、房態、客人、房號等組合條件檢索。輸入條件,按回車或者搜索,即可進行檢索。執行客房中心→客房清潔工作量統計,選擇統計范圍后,單擊〖確定〗,則打開“工作量統計報告”,如下圖所示。圖(8)、員工編輯---錄入、修改和刪除員工信息。圖員工外語等級:分高、中、低三種,只有中或高可以打掃外賓住房。員工技能:分高、中、低、新員工四級,分別對應房間技能的4、3、2、1。技能為高的員工可以打掃所有的房間,中級的員工能打掃技能要求3以及以下的房間,依次類推。員工的狀態默認都是有效狀態,若把某員工設置為無效,則分配、選擇員工等窗口將不出現無效員工;本窗口將以特殊顏色顯示無效員工,同時可以將無效員工恢復成有效員工。(9)、設置房間對應積分、房間對應技能。單擊〖其他代碼〗,打開『其他代碼設置』窗口。 在本窗口設置積分和打掃要求的最低技能值。通過設置積分可控制員工打掃各房間時能得到的工作量積分值。比如根據房態、房類、客房布置的不同,來設置不同的分值。在本軟件中總共有12種房態,其中按占用狀態分為兩大類:空(V)和住房(O)。每類又都有D、T、I、O、R、S六種,分別代表臟房、TOUCH-UP(輕微打掃房)、檢查房、維修房、凈房、鎖定房。通過設置各房間的最低技能要求來控制房間的分配,比如某豪華房的最低技能設為4,則表示只有員工技能等級相應為高的員工才能打掃。3.2 失物拾物失物拾物處理可以分為兩類:拾物登記和遺失報告登記。執行客房中心→拾物遺失列表,打開如下列表窗口,軟件分類顯示拾物登記單和遺失報告單。圖窗口默認顯示當前所有登記的拾到的物品。雙擊選中記錄,打開拾物登記單,操作者可查看或修改相關信息。圖〖新建〗――用于創建新的拾物登記單;〖修改〗――用于修改該登記單;〖叫號〗――選擇打開其他拾物登記單;〖刪除〗――用于刪除當前登記單;〖領取〗――用于物品還給失主時,填寫領取人相關信息。3.2.1 拾物登記拾物登記用于對服務員或客人揀到的物品進行登記管理,以便將來歸還給失主。操作步驟:(1)、單擊〖新建〗按鈕,打開拾物登記單,如下圖所示。圖(2)、根據物品實際情況,選擇【等級】,輸入【單據號】、【失物】,選擇【類別】,輸入【估價】、【表述】、【揀到人】、【地點】、【報告人】、【時間】等已知信息。單擊〖存盤〗,登記成功。注意:如果獲知失主的姓名,并且該失主曾經住過本酒店,則可以在【失主】中輸入失主的姓名,軟件會自動將遺留物品的信息與客人的檔案關聯。當客人再次來入住時,軟件會自動提示該客人有遺留物品在酒店。3.2.2 遺失報告用于登記管理客人的遺失物品。執行客房中心→拾物遺失列表,單擊“遺失報告單”標簽頁,打開失物拾物列表,顯示當前所有登記的遺失記錄。雙擊某記錄,打開“遺失報告單”。失物管理與拾物管理顯示界面、操作方法基本一致,不再細述。圖3.2.3 領取操作步驟:(1)、雙擊打開目標拾物登記單;圖(2)、單擊〖領取〗,彈出『失物領取確認』窗口;圖(3)、錄入領取信息,輸入【領取人】,選擇【證件】,輸入【證件號碼】等相關信息。注意:若該遺失物品曾填寫過遺失報告單,則【報失關聯】處,按F1,打開窗口,選擇關聯記錄,當物品領取后,遺物報告單的狀態會自動變為領取狀態。若沒有遺失關聯單,則不需要錄入該信息。(4)、單擊〖確認(O)〗,軟件提示“領取完成!”。圖注意:客房中心做的遺失報告單在前臺也是可以同步顯現的。具體操作為客戶檔案→其他,選擇失物即可。3.3 報房與查房報房與查房功能的正確使用涉及到三個部門:預訂接待、前臺收銀、客房中心,只有這三個部門協調配合,一起使用,才能真正起作用。單擊查詢,打開下拉菜單,單擊報房與查房,打開『報房與查房』窗口,如下圖所示。圖該窗口主要分為“查房流水記錄”和“入住流水記錄”兩個部分,軟件默認“實時刷新”、“聲音提示”。左上部顯示查房記錄,左下部顯示入住開房記錄,右上部顯示房間和客人的信息?!?入住流水記錄顯示的是酒店當前的入住情況,當前臺登記客人入住時,客房中心的『報房與查房』窗口“入住流水記錄”增加一條信息,并且自動發出提示聲音,提示客房中心某房間有人入住??头恐行脑陂_房時,點擊〖開房(C)〗,房間開完后,點擊〖開畢(B)〗,提示聲自動停止。圖● 查房流水記錄顯示的是客房中心的查房情況,當前臺有客人退房時,收銀員使用軟件報查房后,客房中心『報房與查房』窗口“查房流水記錄”增加一條信息,并且軟件有聲音提示??头恐行闹性诓榉繒r,點擊〖查房〗,查完房后點擊〖查畢〗,此時軟件彈出提示框,輸入相應的備注。如不輸入,軟件默認為查房結果正常,點擊〖確定(O)〗。圖注意: (1)、如果使用軟件來進行報開房與報查房,要求客房中心不能關閉『報房與查房』窗口,不用時只能最小化該窗口。(2)、在查房與報房窗口右下輸入框直接輸入房號查房,而不需要在左邊選擇。(3)、利用散客、成員切換標簽頁,可以分類查看散客和團隊成員報查房信息。......專業資料...內容齊全...分享...下載
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c7 酒店 軟件 客房 管理
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