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最全會議流程安排.doc

'最全會議流程安排.doc'
?會議流程及服務安排 一、會前準備 1、辦公室人員收到會議通知,首先需問清楚會議服務要求,然后將具體安排轉告會務工作人員,由會務工作人員準備會議前工作,了解與會人員的相關資料,并做好會務登記,保持良好的信息溝通,促進會議的順利進行。 2、確定會議的出席人數,根據與會人員情況及會議規格適時調整會議場地,并對會場的各項設施進行認真檢查。 3、草擬會議議程,經上級領導批準后分發所有與會人員。會議議程是會議內容的概略安排,議程中應涵蓋主題、時間、地點,參加人員及議題安排等具體事項,開會之前要將會議議程傳達給與會人員。 4、合理安排相關會務工作人員,其工作人員要做到以下幾點:(一)儀容儀表(1) 著裝統一整潔,不穿拖鞋、響釘鞋。(2) 接待人員短發不遮眼,長發后梳成馬尾或盤髻。要求化淡妝,不濃妝艷抹,不佩戴首飾。(3) 坐站姿勢規范端莊,不翹腿。(二)語言(1) 語調溫和親切,音量適中,普通話規范。(2) 語言文明禮貌,適時運用“您好”、“您請用”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“沒關系”等禮貌用語。(3) 對服務對象主動打招呼,不漫不經心,不粗言粗語,不大聲喧嘩。(三)態度(1) 敬業、勤業、樂業,精神飽滿,彬彬有禮。(2) 微笑服務,態度誠懇、熱情、周到。(3) 工作差錯失誤及時糾正并當面賠禮道歉。(4) 解釋問題有禮有節。(四)紀律(1) 會議服務前不吃異味食品。(2) 不在會議期間使用電話。(3) 服務過程中不打哈欠、噴嚏、挖耳鼻。(4) 嚴格遵守職業道德。5、辦公室應在會議召開前一天,以文件、郵件、電話等形式通知與會人員會議的時間、地點及其他具體注意事項。 6、重要會議的召開,應提前做好必要的彩排工作,會議期間的演講稿件和電子演示文檔需要統一規范,并測試投影儀等電子設備是否能正常使用。 7、會場招待的水果及飲品采購要在前一天準備好,并按照與會人員的數量及會議規格進行合理購買;如會議結束后有安排宴會的要求,應確定宴會時間,選好宴請場所,并根據公司接待預算的金額確定菜單;宴會中所需飲用的酒水也應提早預訂。 8、參照與會人員的名單制作名牌,名牌以紅底紙張打印,上面分別注明單位名稱,名字及職位,注意文字大小適當,清楚易識。紙張裁剪規格為8.5*15.11cm,并使用兩面三角名牌架擺放。9、會場的座次安排要分清主次,特別是有貴賓參加會議的情況下,更要安排妥當。座椅的數量應按出席人數擺放,并多預留兩到四位。 10、會務工作人員進行會場布置: (1)檢查會議室衛生情況(桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、杯具、水壺等),確保會議室整潔及會議用品的清潔。根據與會人員的人數擺放好演講臺、桌椅、橫幅(會標)、桌牌、花草、簽到桌、指示牌、果盤、筆、本、會議議程及其他會議所需要的文件。  (2)采用拉線的方式,確保桌椅、杯具等會議用品的整齊擺放。擺放花卉時,如橢圓長桌中間空地、會議室角落,另外會議桌上也可訂做鮮花花束,但要把握好尺寸,不可過大過高,花卉顏色可視會議主題而定。      (3)根據會議議程,合理安排與會人員的座位、座牌、發言人、領導人講話順序、其它會議物品以及是否需要音樂、是否需要投影儀等,及時檢查確保所需物品的齊全,做好會議前的準備工作。(4)根據發言人位置擺放話筒,并調試(話筒位置的高低、效果及接口等),確保話筒及音量正常,如需要音樂,要提前試播,確保正常播放;如需要投影儀,則根據會議實際需要確定投影儀、幕布的擺放位置,由工作人員進行調試。準備并調試好備用話筒,以備會議過程中話筒突發情況,及時更換。   (5)會議所需的備品要按以下要求擺放:座位的正前方擺放座次牌,右手正前方杯墊及水杯(杯把向右側轉45度),靠近水杯位置擺放消毒濕巾(也可不備),左手前方可放置水果或瓶裝純凈水(以防領導不喝茶水),正中放置筆記本、會議議程、會議資料及其他與會議相關的紙質文件,文件右側則擺放簽字筆。其他物品,如激光筆、抽取式紙巾等可隨機擺放,注意桌面整齊劃一,不可過于擁擠、雜亂。具體細節:①茶杯:茶杯定位。拇指和食指拿杯把,杯把要求對齊椅子的右側扶手,擺放成一條直線,茶杯蓋上的花豎與杯把垂直,茶杯上的標記一致對準客人,擺放統一。②杯墊、玻璃杯:拇指與食指拿起杯墊放在茶杯的左側,杯墊上兩個花瓣的夾角對準客人,與茶杯的距離約為1CM,手指握住玻璃杯的底部擺放在杯墊上,切勿用手指碰杯壁,杯底的花紋要以豎條紋對準客人。③礦泉水:擺放時,拇指與食指握住礦泉水的兩個紅標擺在杯具的左側,與其旁邊的玻璃杯一指之隔,漢字標志一面對準客人。④毛巾托:毛巾托豎著放在杯與玻璃杯中間的正前方約2CM處。⑤筆記本、會議資料等文件:對齊桌子外沿,對準椅子正中。⑥筆:放在筆記本、會議資料的右側,注意筆的標志朝上方放置。11、會議開始前一個小時要準備好充足熱水,會議進行中注意始終保持倒水的壺滿,以備及時的加水。12、準備工作的檢查會務工作人員應提前一個小時進入會場,檢查會場整體效果,確保各項準備工作到位,在所有物品擺放完畢后分別檢查桌子兩側的茶杯、玻璃杯、礦泉水是否在一條直線上(如不在一條直線上做適當的調整),同時檢查所有物品是否符合擺放要求(如不符合的按照擺放標準擺好)。打開電子設備,打開照明燈及通道門,做好引導工作。如需使用空調,應提前半小時開啟。13、準備工作完成后會場外應設有與會人員簽到處,簽到處最好設在入口通道較明顯的地方。如與會者涉及公司外部人員,可視具體需求擺設“請賜名片”名牌于簽到處。然后,會前15分鐘站在會議室門口兩側,雙手自然交疊在腹前,面帶微笑恭候與會人員的光臨。在與會人員距會議室門2米處主動拉門讓其進入,同時根據不同的身份和年齡使用敬語問候(如早上好、下午好等文明用語)。二、會議過程中1、會議開始后工作人員迅速斟倒茶水,如果需要毛巾,工作人員應先備毛巾(上毛巾的時候注意用夾子,不能用手直接拿),再斟倒茶水。首次倒茶后應在15分鐘左右再次續水,以后每隔15分鐘或20分鐘續一次水,如客人杯中有茶水應征詢客人意見,并禮貌地小聲對客人說:“對不起,請問需要加水嗎?”或做個手勢,待客人同意時方可進行??筛鶕嶋H情況(領導杯中水的水量)來靈活掌握倒水時間。倒水時,右手拿暖瓶,左手的小拇指和無名指夾起杯蓋,用大拇指、食指和中指握住杯把,將茶杯端起,側身,在領導的身后緩緩倒水后放回茶杯,一切行為應在客人右手方完成。 通常會議室內不許吸煙,如特殊情況需擺放煙缸,煙缸內煙頭不得超過三支應及時更換,會場中均使用托盤服務。2、工作人員在音控室時隨時注意音響監聽,發現問題及時查找問題所在,并迅速解決。(及時檢查話筒、調音臺、功放機、協調器、音響等設備的連接情況)。 3、根據會議議程,及時關注下一位發言人的話筒開關及位置,如遇到話筒突然失常,應迅速更換備用話筒。 4、會議中要注意觀察主席臺,察覺領導如有需要幫助時,及時上前詢問。 5、如果會議過程中使用國歌、國際歌,播放過程中所有工作人員要站立行注目禮,不準隨意走動。 6、在會議過程中,遇到參會人員有特殊的要求,應盡量給予解決,如不能及時解決,請其稍等,然后立即向上一級報告,并盡快給予答復。7、會議中間休息時,工作人員要盡快整理會場,補充和更換各種用品。8、在會議進行中,工作人員不允許隨便進出會場,要保持并維持會場秩序,使會議能夠在安靜的環境中順利進行。三、會議結束階段1、會議結束時,工作人員應及時打開通道門,站立兩側,禮貌相送,微笑點頭,并說“慢走、再見”。2、會后及時做好會場清理工作。檢查會場內有無與會人員遺留的物品,若發現有遺留物品應迅速做好記錄并及時歸還。3、會后嚴格做好保密工作,工作人員應不詢問、議論、外傳會議內容,不帶無關人員進入會議室。4、如單位外部與會人員有參觀單位環境的意愿,在不影響單位正常辦公的情況下,工作人員應做好指引和陪同工作。 5、配合拍攝人員工作,并組織與會人員在指定地點進行合影留念。如會議結束后有安排宴會,應提前與飯店工作人員確定到場時間,并通知與會人員及做好陪同和接待工作。6、組織會場的后期整理和清潔工作。與會人員所用茶杯、毛巾等物品洗刷干凈,分別消毒,桌椅擦凈并擺放整齊,以備下次會議時使用,地板、地毯清理干凈。(如會議室超過兩天沒有使用,需及時的檢查會議用品的清潔、桌椅的整潔,確保會議室隨時可以使用。)7.關閉所有電器設備,話筒、空調等,帶好會議室鑰匙進行安全檢查后離開會場。(會議室注意隨手鎖門,杜絕無人門開著的現象)。四、會后服務總結每次會議服務結束后,辦公室工作人員要對會議全程的講話內容、照片、影像等資料進行搜集和整理,以備單位以后紀念或是宣傳時用。同時,針對每次會議出現的問題及情況撰寫書面材料,以例會的形式進行內部討論,總結每次會議服務過程中的優點及不足,不斷進行修正和改進。- 7 -
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