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秘書實訓題最新版

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? 實訓一:辦公室環境管理實訓一、 辦公室合理布局實訓 1.實訓情景某公司準備在廣州開辦一家銷售分公司,租用了某寫字樓的一層作為分公司的辦公場所,其中安排推廣部在約60平方米的獨立辦公室里辦公。如圖所示: 窗 門目前推廣部共有7人,分別是推廣部經理1人、秘書1人、推廣專員5人。若你是推廣部秘書,請你為推廣部設計一套既高效,又舒適安全的辦公室布置方案,其中必須包括經理的接待區、公用辦公設備放置區,辦公家具包括辦公桌椅、文件柜、隔離屏風等。2.實訓操作步驟(l)將學生分組,要求學生置身于情景之中,小組討論,分析項目中推廣部人員的工作內容和工作空間要求。(2) 每小組獨立設計辦公布局方案,并繪制在A3紙上。(3) 小組交流討論每組設計方案的優缺點,并選出最佳設計方案。 (4) 獲得最佳設計方案的小組在實際場地中根據方案進行現場布置。(5) 全班同學參觀現場,并總結該方案在實際布置中的優缺點。二、 辦公室環境維護與管理實訓 1.實訓情景 王麗是某工程建筑公司新聘用的辦公室秘書。由于該公司急需用人,王麗參加完最后一輪面試,公司領導立馬就決定聘用她了,而且要求她即刻上班。就這樣,王麗急匆匆地來到了她的辦公室,一打開門,王麗嚇了一跳,只見文件柜開著,辦公桌堆滿各種文件、報表、企業檔案、書報雜志、白紙等,加上電話機和臺歷、茶杯、煙灰缸擺放不整齊,一張辦公桌亂成一團;再仔細看看,不僅窗臺上布滿灰塵,連電腦鍵盤、顯示器、復印機面板也都污跡斑斑,邊上的廢紙簍也是滿滿的。由于辦公設備較多,電話線、電腦連接線、網線、傳真機線、復印機線、打印機線等都交織在一起,害得王麗差點絆了一跤。突然電話響起,王麗趕快接電話,領導通知王麗,說市建設局的領導下午要到公司視察,然后開座談會,讓王麗準備好接待和陪同工作。王麗先是安排人員清潔接待室和會議室,在檢查會議室設備時發現投影儀無法使用,又急忙找人趕快修理,接著請示領導還需要通知哪些工作人員下午陪同接待和參加座談會,確定下午市領導的參觀路線,最后王麗又打了幾個電話通知有關人員下午參加座談會。經過一番忙碌過后,王麗終于能喘口氣坐下,打開電腦,但電腦屏幕上白晃晃一片,原來是因為陽光直射在電腦屏幕上。無奈之下,王麗只好重新調整辦公桌的朝向,順便收拾辦公室,重新擺放辦公設備和用品。2. 實訓操作步驟 (1)任務一:①與學院相關辦公室聯系,請求允許教師帶領學生參觀各個行政管理部門的辦公室。②對學生進行分組,每組約8—10人,每組學生在教師帶領下安靜地參觀某一辦公室。③每組學生回到教室后討論參觀心得體會,并填寫《隱患記錄及處理表》。 (2)任務二:①要求學生閱讀項目情景。②指出項目情景中辦公室的安全隱患,設計并填寫《某市建筑工程公司隱患記錄及處理表》。③指出項目情景中的設備故障,設計并填寫《某市建筑工程公司設備故障維修單》。④提出改善項目情景中辦公室環境的措施。⑤根據實訓效果填寫“辦公環境管理與維護實訓評價表”。 實訓二:辦公室接聽撥打電話實訓一、模擬接聽撥打電話以秘書的身份在以下情景中模擬接聽撥打電話:(1) 一位報社廣告部的客戶要找公關部經理,經理不在。(2) 一位客戶來電咨詢宣傳畫冊設計的費用,秘書回答或轉接。(3) -省略部分-時處理兩個來電。(8) 又到了周四,按照公司的日常工作慣例應該在下午召開公司各部門經理會議,但這個周四恰好公司總經理和副總經理到北京參加一個重要的洽談會,秘書電話通知各個部門經理本周四的例會取消。二、接打電話訓練1.實訓情景王麗是廣州開元文化傳播公司新聘的總經理辦公室文員,具體負責電話接打、文件處理和檔案管理。一天,王麗無精打采地來上班,一副若有所思的樣子,電話鈴響過4遍,她才拿起話筒,沒好氣地說:“喂,你找誰?”電話是一位客戶打來的,他想找總經理了解一下,他們企業的宣傳冊是否已設計好,王麗讓他直接打電話給總經理。過了一會兒,總經理來電話,告訴王麗,凡是找他的電話,除了要了解情況外,可以通過內線電話,征詢一下他的意見,以免打擾他的工作。王麗這時才從恍惚中回過神來,有點不好意思,她對總經理說:“對不起,我知道怎么做了?!睕]多久,又有一個電話打進來,王麗拿起話筒,說了一句:“你打錯了?!北惴旁捦?。結果正好被辦公室李主任聽見,他告訴王麗:“接到打錯的電話,不可以一掛了之,這樣很不禮貌。應告訴對方自己公司的名稱,如果你知道對方所找的公司或部門的電話,不妨告訴對方,說不定對方正是我們公司的顧客呢。即便不是,從維護公司形象的角度,也應熱情友好地幫助對方?!闭f著,電話鈴又響了,王麗在第二遍鈴聲后拿起話筒,原來又是找總經理的。這次她未按“保留鍵”就讓對方稍候,放下話筒后直接用內線電話詢問總經理??偨浝碚f:“現在不行,請他等會兒再來電話?!庇谑?,王麗回答對方說:“對不起,總經理不在,等會兒再來電話行嗎?”殊不知,對方早已聽到實情,自然心里很不痛快。顯然,王麗這次又錯了。接著,總經理開會去了,王麗感覺松了口氣,坐下稍微休息一下,沒想到電話又響了,雙方對話如下:王麗:“你好,這里是開元文化傳播公司?!睂Ψ剑骸澳愫?,我找你們總經理?!蓖觖悾骸拔沂强偨浝淼拿貢⊥?,請問有什么可以幫到你?”對方:“我想和你們經理談談,向貴公司訂購的一批書的折扣能不能從5折降到4. 5折?!蓖觖悾骸安缓靡馑?,總經理正在開會。我們公司一直都是新書打5折,4. 5不行?!睂Ψ剑骸斑@樣啊,那就算了,目前我們的資金比較緊張,我們不想訂了?!蓖觖悾骸拔乙矝]辦法啊?!睂Ψ剑骸爸x謝,再見?!蓖觖悾骸霸僖??!眲偡畔码娫?,鈴聲又響了,王麗沒好氣地說:“你好,開元文化傳播公司,請講?!薄拔沂晴婌`,請轉告李主任,我明天9點下飛機,叫他派車來接,同時帶上編號TG5193的那份合同,我有急用。千萬別忘了?!边@個電話的聲音有些含糊不清,顯然是用手機從遠距離打來的。李主任從會議室走過來拿一份資料,順便問到:“小王,鐘經理有沒有來過電話?” 王麗:“她來過電話?!崩钪魅危骸八f了些什么?”王麗:“她說要你接機,好像還要帶份文件?!崩钪魅危骸澳膫€航班,幾點,哪份文件?”王麗紅著臉低下頭:“這個,我記不清了……”2. 實訓步驟 (1)請指出王麗在接聽電話中正確和錯誤的地方,如果你是王麗,你會怎樣來處理這些電話。(2)學生每2人分成一組,其中1人扮演秘書,1人扮演客人,輪流進行作為秘書接聽電話的演示。(3)在接聽電話的同時根據通話內容的重要性,適當填寫電話記錄單和電話留言單。(4)小組討論前面王麗接聽電話的案例,分別提出自己的看法,最后由秘書實訓課代表匯集大家的意見,形成一份接聽電話注意事項的建議?!颈疚臋n內容可以自由復制內容或自由編輯修改內容期待你的好評和關注,我們將會做得更好】精選范本,供參考!
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