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小額采購管理作業指引

'小額采購管理作業指引'
?小額采購管理作業指引日期日期日期編制審核批準修訂記錄日期修訂狀態修訂內容修訂人審核人批準人一、流程概況流程目的依據公司管理流程和《招標采購管理流程》,特制定本指引。規范公司小 額采購作業程序,明確部門職責,確保小額采購符合公司的品質和目標 成木要求。流程范圍本辦法適用范圍為區域公司各項目標的額20萬元以卜?的工程及10萬元 以下的材料設備采購合同。定義無流程主導部門工程采購部流程參與部門成木管理部上游流程名稱下游流程名稱子流程名稱—合同管理作業指引—二、流程圖三、職責3.1工程采購部3.1.1組織編制小額采額的采購文件;3.1.2負責直接小額采額的談判活動;3.1.3負責工程類采購合同的起草、會簽。3.2成本管理部321對項目部的采購合同進行備案;3.2.2參與小額采額的商務談判;3.2.3審核采購合同。3.3主管領導3.3.1負責審批小額采額采購中請;3.3.2負責審批采購合同。四、工作程序4.1小額采購方式劃分原則:4.1.1議標采購:材料設備10萬元以下,工程20萬元以下的采購;4.1.2直接委托:是指壟斷性的供方,或年初已實施招標并簽訂的戰略合作協議。4.2初選供應商4.2.1議標采購1) 由工程采購部在公司戰略合作伙伴清單屮進行供應商初選,確認名單后捉供成本 管理部審核,分管領導審批。2) 工程采購管理部采購工程師按《材料\設備\工程采購策劃方案》的時間要求在《戰 略合作伙伴清單》、其他渠道獲得的供應商中選擇至少3家供應商。3) 工程采購管理部會同成本管理部進行資格審查,必要時進行考察。4.2.2宜接委托1)初選供方為政府指定的供方或已簽訂戰略合作協議的供方。4.3采購文件編制4.3.1由工程采購部組織編制直接采購技術及經濟文件,具體如下:文件事項議標文件內容文件釆購金額技術要求擬定商務要求擬定法務要求擬定審核、審批小額采購(工程類)工程 采購部(材料設備類)成本管理部總經辦工程分管副總設計管理中心4.4商務評議及談判4.4.1工程采購部要求工程類或材料類供方提供技術及商務報價文件,并組織技術及商務 評議,相關技術支持部及成木管理部參與評議,由工程采購部組織填寫《議標要點確 認單》。4.4.2工程釆購管理部會同成本管理部對商務報價屮價格的合理性進行分析,是否有不合 理報價、是否有不平衡報價及存在的其它問題,并組織談判。4.4.3工程副總在3家供應商中進行比選,確定1家供應商進行合同談判。4.4.4對于直接委托采購,初選供方為商談對象。445技術評議、商務評議及商務談判工作,具體如2評議事項技術評議、商務評議、商務談判參與部門釆購金額技術評議商務評議商務談判小額采購(工程類)工程采購部(材料設備類)設計管理中心成本管理部成本管理部工程采購部446談判過程中采購工程師應形成《合同談判記錄》,參加談判人員簽字確認,報各部門 分管領導確認。4.5確定小額采購單位4.5.1工程采購部采購工程師將《小額采購審批表》、《合同談判記錄》及小額采購合同, 報部門經理、分管副總審核,總經理審批確定后簽訂小額采購合同。4.5.2合同簽訂具休由工程采購部按【合同及付款管理作業指引】規定執行。備案文件包 括報價文件、合同談判記錄、采購合同到總經辦檔案室。4.5.3如小額采購為零星材料、設備或工程無法簽訂合同的,按總經理審批意見執行。五、支持性文件無六、相關記錄6.1 GYDC-PR-GC-035《議標要點確認單》6.2 GYDC-PR-GC-036《約談記錄》6.3 GYDC-PR-GC-037《小額采購項目審批表》
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